自社や自団体の一年間の活動をまとめる年次報告書。
せっかく書くなら、読み手が分かりやすく読みやすい報告書の作成を心掛けたいものですよね。
前回の記事では、読み手や目的を明確にして体系的な構成を心掛ける方法をお伝えしました。
今回は、それらを踏まえてより読みやすい報告書を書くポイントをご紹介します。
■図や写真で視覚的なイメージを加える
まず必ず入れるべきなのは、「オフィスで社員や所属員が働いている様子」です。
普段の働いている雰囲気や様子というのは、文字からはイメージしづらいため随所に写真で付け加えて読み手にイメージしてもらいましょう。
加えて、中期経営方針や財務状況なども文字だけでは理解が難しいので、図や表を付け加えることをオススメします。
また、人間は文字だけの文章列を長い間追っていると、眠くなったり、飽きてしまったりすることがあります。
自社や自団体の年次報告書にきちんと目を通してもらうためにも、ところどころに図や表、写真などのオブジェクトを配置するのが良いでしょう。
■読みやすいデザインを心掛ける
これまでみてきたポイントを踏まえて、出来ると良いのがデザイン面です。
・表紙を付ける
内部向けの文書では表紙は必要ありませんが、対外部向けである年次報告書は表紙を付けるのが一般的です。
また、年次報告書は会社紹介などパンフレット付きの要素が強く、デザイン性の高いものが採用されることも多くあります。
目を引く表紙は読み手に対してのフックとなります。
余裕があれば力をいれる方が良いです。
・読みやすいデザインを考える
読みやすさは文字のフォントとサイズに大きく依存します。
一般的には見出しやタイトルはゴシック体、文章は明朝体が良いと言われています。
また、サイズは11～12ポイントが小さすぎず大きすぎないサイズです。
さらに、全てページの端に同様のロゴを入れるなど、デザイン性を追求した報告書を作ることを心掛けると良いでしょう。
ただし、いくらデザイン性が高くても内容が詰まりきっていないと報告書としての体裁をなさず、読み手にも何の情報も伝わりません。
これはあくまで+αの要素であることを理解しておいてください。
いかがでしたか？
前回から2回にわたって、年次報告書の書き方についてポイントを見てきました。
まずは読み手と目的を意識して内容を執筆すし、余力があれば今回紹介したようなデザインや図、写真などを加えるようにしていきましょう。
年次報告書は、普段の自社や自団体の活動を報告する貴重な機会です。
以上の点に注意して、納得のいく報告書を作成しましょう。