自分の団体や会社の一年間の活動をまとめ、外部に発信する手段となる年次報告書。
多くの方に見られる報告書であるからこそ、読みやすさを重視して作成したいものですよね。
前回までの二記事では、読みやすい報告書を書くために抑えるポイントをお伝えしました。
今回は、年次報告書を書く際によくある間違いについてご紹介します。
「自分の報告書は完璧！」だと思っている方も最後に確認の意味を込めて確認してみてください。
■読み手を意識して作成できていない
年次報告書は組織の外部の方に向けて作成する資料であるので、読み手が外部の方であることをきちんと認識して作成に臨む必要があります。
よくある間違いは以下の二つです。
・用語や表現が不適切
非常に多い間違いは、一般的でない専門用語を説明なしに使用してしまう場合です。
「このくらいは大丈夫だろう」と考えていても、意外とその業界でしか使われていない言葉である場合もあります。
執筆後には、自分の業界以外の第三者に必ず内容を読んでもらいましょう。
また、怪しい用語に関しては執筆時に検索してみるのも良いでしょう。
■デザイン性をはき違えている
外部の方に見てもらうのだから、とついつい気合いが入ってしまうデザインですが、装飾しすぎると内容に目がいかず逆効果です。
特に以下二点の間違いには注意しましょう。
・不必要な場面の装飾
よくあるのが、決算報告書などの図やグラフなどが多いページの装飾です。
ページの色々なところに目がいく報告書は好ましくありません。
ですから、活動紹介など組織を紹介するような内容の報告書やページはデザイン性が高くても問題ありませんが、決算報告書など経営状況を表すものはシンプルなデザインにするべきでしょう。
・読みにくいフォント
文字をおしゃれにしようと様々なフォントを使ってしまう、というのは報告書初心者にありがちなミスです。
ポップ体などを使ってしまうのはもってのほかです。
見出しやタイトルはゴシック体、文章は明朝体が一般的です。
ページごとに様々なフォントを使うのではなく、スタイルは報告書全体で統一するようにしましょう。
いかがでしたか？
年次報告書は外部の方にとっては情報の宝庫であり、上手く作れば、作成する側にとっても効果があるものとなります。
それだけ大切なものなので、上で挙げたような間違いが起きないように心掛けて作成に臨みましょう。