会社で報告書を書かなければならない時は数多くあると思います。
しかし、その書き方をどこかで習ったり、学んだりする機会はあまり多くないのではないでしょうか。
報告書は多くの人から読まれる文書なだけに、誤解のないよう、わかりやすく明確に書く必要があります。
今回は、そんな報告書のわかりやすい書き方についてご紹介したいと思います。
■報告書の構成
報告書の基本的な構成は、「標題」、「内容要旨」、「詳細内容」の三構造から成ります。
まず標題に関しては、一目で見てわかるテーマを考えて、記入する必要があります。
難しい言葉よりも、多くの人にわかりやすい言葉を選ぶことによって、内容も読んでもらいやすくなります。
二つ目の内容要旨では、内容の簡単な要約を行います。そして、詳細内容で伝えたい内容の詳細を書いていきます。
詳細内容の中にも、「見出し」、「小見出し」、「説明文」を意識したほうが、伝わりやすいことがあります。
内容がシンプルにまとめられる場合は、その構造を意識する必要はありませんが、時にこうした構造的に書いていく方法は、わかりやすい報告書を書いていく上で効果的です。
■報告書を読む相手と目的を考える
報告書を作成する際には、読む相手と目的を考えて文書を作成する必要があります。
それにより、文章の構成、内容のかみ砕き方などが変わってくるからです。
文章の構成に関して、読む相手が多くの専門家の方ではない場合、導入として興味関心を引きつけるフックが必要となるでしょう。
内容の砕き方に関しては、専門的な単語を避けてわかりやすい言葉を使う必要があります。
そして最終的な目的に一貫した文章になるように、意識しながら書くと報告書として一貫性が増します。
■文字量、文章に気を付ける
人には読みやすい文字量の文章が存在します。
一般に、一文当たりの文字量は50～80文字が適当であるとされています。
またわかりやすい文章を書くためには、曖昧な表現を避ける必要があります。
例えば、こと、もの、など、の抽象的な言葉です。これらの言葉が具体的に何を意味しているのかを考えるのは、わかりやすい文章を書くうえで重要な事です。
■見やすさに気を付ける
最後に文章を仕上げた後は、そのレイアウトをそろえ、文章を見やすく編集し直す作業が必要です。
なぜなら、人の興味関心を引き付けるために重要なのはその第一印象であり、綺麗にまとまった文章というのは、多くの人に読んでもらえる可能性が高くなるからです。
■まとめ
以上に述べたように、報告書を書く際には気を付けるポイントが主に4つあります。
一つ目は、報告書の構成。
二つ目は、相手と目的を考えること。
三つ目は、文字量に気を配ること。四つ目は、見やすさにこだわることです。
今まで報告書を書いたことがない人でも、これらのポイントをおさえることができれば、体裁の整った文書を作り上げることができます。
報告書を書く際、ぜひこれらのポイントを意識してみてください。
