業務の標準化・定型化、あるいは品質管理や生産性の向上を目的に、多くの企業では業務マニュアルが作成されます。
あなたの企業でも、様々な業務にマニュアルが存在しているでしょう。
マニュアルの作成を任せられたことがある方もいらっしゃるかもしれません。
しかし、マニュアルは作っても（存在していても）、実際に使われなければ意味がありません。
今回は、社内の業務マニュアルの運用方法についてご説明したいと思います
■業務マニュアルを運用するための注意点
（１）マニュアルはデータではなく紙で運用する
業務マニュアルは、PDF等のデータで社員に配布しているという場合も多いでしょう。
しかし、多くの業務がPC上で行われるため、マニュアルまでもデスクトップの領域を占領するのは、邪魔になりますよね。
紙に印刷されたマニュアルを持っていれば、手元のマニュアルを見ながら、PCの画面上は存分に業務領域になるため、効率が良くなります。
また、データのみで管理していると、開くのに時間がかかり、見たいときにすぐに見ることができません。
（２）全てをマニュアルに盛り込まない
書かれていなくても分かるというような業務の細かい部分まで、マニュアルに盛り込んでしまうと、マニュアルの情報量が非常に多くなり、読むのが億劫になってしまいます。
また、大幅な業務手順の変更があった場合、バージョンアップも大変になります。適切な情報量を見極めることが重要です。もしマニュアルだけで分からないという場合は、同僚や上司に尋ねれば良いのです。
（３）マニュアルの改良を怠らない
マニュアルは最初に作って終わりではありません。
業務内容が変わっていくだけでなく、細かい手順の変更点や、マニュアルの分かりやすさに関する改善点は日々生まれてくるはずです。
マニュアルの改良が放置されて、業務手順と社員の知識のみが変わっていくと、マニュアルはそのうち使われなくなってしまいます。
マニュアルが使われなくなると、無駄な作業が増えたりして生産性の低下につながります。
業務手順が細かく変わるに従って、また分かりやすさを向上させるために、マニュアルのバージョンアップは怠らないようにしましょう。
-まとめ-
いかがでしたか？
業務マニュアルは作成時だけでなく、運用していく上でも以上のような注意点があります。
マニュアルを作って満足せず、運用し続けられるようにこれらを意識しましょう。
自分が作ったものでなくても、マニュアルを使っていて改善点があるならば、それを全体に共有するために、担当者に改良を依頼しましょう。
