インターネット上にはテンプレートが山ほど載っていますよね。
報告書も例外ではありませんが、本当に使用するべきか迷ったことのある方もいらっしゃるかもしれません。
「便利だから。」という理由だけで利用してしまうと、思わぬ落とし穴が待っていることをご存知でしたでしょうか。
そこで今回はテンプレートを使って報告書を作るメリットとデメリットについてご紹介しましょう。
テンプレートを使うかどうかはこの記事を読み終えてからぜひ、決めてくださいね。
■報告書のテンプレートとは？
パソコンでテンプレートを使って作成する会社は増えています。
ネットから、「報告書 テンプレート」とさえすれば、多数の例文やテンプレートが出てきて、ダウンロードし、書き込めば完成です。
しかし、誰でも作成できるようなった分、質は印刷会社のものに比べて劣ってしまいます。
■報告書をテンプレートで作るメリット
テンプレートを使うともうすでに構成がほぼ出来上がっているため、極端に言えば文字入力で作成できます。
重要な「項目」が決まっているため、複数で作成する場合、揉めることもありません。
また、考える時間や費用も減らせるので、他の業務と平行して報告書を作成する場合や印刷にお金を掛けたくない場合は便利です。
そして何より、間違えていたり、追加項目があったりしても、容易に変更が可能であることも、手間がかからず、利点と言えるでしょう。
■一見良いことだらけでも、デメリットもある。
あらかじめ構成が決まっている分、追加の項目やページを増やす作業が必要になることがあります。
また、関係者だけが見るといっても、会社のイメージとは違うテンプレートをもし選んでしまったら、違和感を覚えるはずです。
どのテンプレートを選ぶかが、報告書の質を左右すると言っても間違いはないでしょう。
また、仕上がりからどうしても手を抜いた感じがしてしまうのは避けられません。
いかがでしたか。
報告書をテンプレートで作成するメリットとデメリットについてご理解いただけたでしょうか。
よくできているテンプレートを使ったら、素晴らしい報告書が完成すると思ってしまいがちです。
また、実際に印刷してみた後でないと気付かないデメリットが多いものなのです。
よって、とにかく早く、コストを抑えて作りたいという場合はテンプレートでも構いません。
しかし、質を少しでも気にされるなら、印刷会社に一度、相談してみることをお勧めします。
