報告書を作成するに当たり、事前にやっておくと良い準備というものがあります。
「早速書き始めて不都合なことがあるのか。」「もし上手く行かなそうだったら、作成途中で変更できるだろう。」という声もあるはずです。
しかし、報告書を甘く見ていると失敗につながります。これまでの活動内容や業務内容をきちんと理解してもらうには準備の段階から手を抜いてはいけません。
そこで今回は、準備の段階で意識してほしい5つのポイントをご紹介しましょう。
■会社独自の様式を知っておく。
報告書には書くべき項目はおおよそ決まっていますが、会社や学校、団体によって様式は異なります。
また、様式だけでなく、決まりや注意事項もある場合を考え、必ず、例年のものを参考に見ておく方が良いでしょう。
前の作成者がいらっしゃるのであれば聞いてみるのも良いでしょう。
■誰が見ても納得するデータや情報を用意する。
報告書には事実と相違ないものを記入しなければなりません。
そうでなければ間違った情報が出回る可能性があります。
よって、用いるデータや資料は正確なものであること、数値や名称が間違っていないか確認するようにしましょう。
また、完成日を設定しても、出来るだけ早く完成させるように心がけましょう。
■すぐに概要が分かる報告書とは何なのか知る。
どんな報告書でも、述べたいことがすぐに分からない報告書はデータしか、見てもらえない事態になりがちです。
スムーズに読み進められるように順番を意識したり、要点をその都度述べてまとめたりすることに徹しましょう。
■種類と目的を明確にする。
誰に向けてなのか、何を知らせて、どうしてもらいたいのか明らかにしておきましょう。
不特定多数に向けての報告書は特に途中で方向性が変わってしまいそうになるので、注意してください。
■期限を設けましょう。
報告書完成の期限を決めておくことで他の業務と平行して作成しやすくなります。効率がだいぶ変わってくる上、時間を無駄にしないという意味でも必ず決めておくようにしてください。
いかがでしたか。
報告書を作成する前にあらかじめ準備しておきたいことについて疑問点は解消されたでしょうか。
見やすい報告書というのは、何を一番伝えたいかによって形式が異なります。
そして、報告書というのは会社の参考資料となるとても重要なものであることを再認識しておきましょう。
作成前もしくは印刷前にサンプルで確認することも可能ですから、印刷会社に足を運んでみるのもいいかもしれません。
