報告書を作る時、「そもそも何のために報告書が必要なのか。」考えたことがある方もいらっしゃるでしょう。
マニュアルやパンフレットとは異なりイメージがしにくいと言えます。
しかし、報告書というものは一読して理解できるものでなければいけません。
また、実は会社の戦略と切っても切れない関係にあるものが報告書と言えます。
そこで今回は報告書の目的と意味について、お伝えしたいと思います。
■報告書を作る目的は活動の理解。
年次報告書の作成は、例えば株主や投資家に対して、現在の会社の状況や活動を報告し、それに対して理解してもらう役割があります。
作成する頻度が少なければ少ないほど、誤解を無くし、正確な情報を伝える努力をしなければいけません。
そのため、数字を用いたデータや資料を用いて正確さをアピールする必要があるのです。
また、報告書は財務やこれからの計画を決定する材料となるのです。
一年の活動をまとめる際に必ず覚えて頂きたいことと言えるでしょう。
■仕事の様子が分かるとより良い。
報告書は先ほど申し上げた通り、活動の理解を得ることが重要ですから、報告書を見た人が仕事の様子を頭の中で浮かんでくる状態が理想でしょう。
フォーマットが決まっている場合は従う必要がありますが、決まっていない場合はある程度内容が自由となっています。
よって特に決まりごとが無ければ、社内の様子や仕事をしている写真を載せると一目で会社の活動が分かり、安心できるでしょう。
その会社ならではの風景があれば載せると印象が残りやすいです。
■読みやすい報告書で興味を持ってもらう。
報告書を作る意味は口頭で伝えると難しい内容を文字で分かりやすく伝え、興味を引き付ける役割を持つ時もあります。
短文を意識し、複数の内容のものを同時に記述しない気遣いが必要になるのです。
簡潔さを重視し、日付や目次の順番を意識しておきましょう。
読み手が報告書を見て、瞬時に何が言いたいのか、理解してもらえることに努めるようにしてください。
いかがでしたか。
年次報告書の目的と意味についてお分かりいただけたでしょうか。
ただ文字が並んでいるだけでは読む気が失せてしまうこともあります。
作成する際は上で述べたことをもう一度よく確認し、報告書の役割を考えながら作成しましょう。
そして、いかに知らせたい内容を誤解が一切なく、そのまま伝えられるかを常に考えることが大切です。
