「随分前に作ったままのマニュアル、今はほとんど誰も見てないし、改訂した方が良いんじゃないか。」そう思っている方の中には新しく作り直すのは大変ですから、改訂のやり方について知りたいという方もいらっしゃるでしょう。
どうせなら、効果が目に見えて会社の雰囲気が変わるようなマニュアルを作りたいですよね。
そこで今回は正しいマニュアル改訂についてご紹介します。
■「改訂」という言葉から勘違いしてしまうこと。
「マニュアルの改訂」と聞くと、どこか大袈裟なルール変更があったり、会社の理念が変わったりするようなイメージを持ってしまいがちです。
実はそれは全くの間違いで、誤字の修正という小さい変化でもマニュアルの改訂は行われることもあります。
とは言っても、改訂には多くの費用と時間が割かれますので、訂正箇所を貯めておいて、一気に行うことが多いようです。
■改訂するタイミングを知ることが成功のカギ。
まず年間で改訂を行う計画を立てておきましょう。基準としては3か月、6か月、12か月ごとにするのが最も効果的です。
どんなに忙しくても、1年に1回は行うことをお勧めします。最も多いのは新年度の時期です。
また、改訂にかかる時間は1か月を見ておきましょう。
必ず開始前に各部署でアンケートを取りましょう。
改訂途中に変更が生じたり、業務に支障がでないように念入りに打合せを行ってください。
■改訂履歴の書き方と作業のコツ。
改訂する際はマニュアルの表紙に版数、次のページには改訂履歴を載せるようにしないといけない表形式の場合が多く、版数の記し方は「第〇版」で構いません。
改訂履歴には版数と発行日、変更した点を古い順に並べましょう。
管理番号があるなら記載し、なるべく短くまとめます。
また、改訂の際は一から始めるのではなく、今あるマニュアルを参考にして、認知のずれを解消しておく必要があります。
いかがでしたか。
マニュアル改訂の方法についてご理解いただけたでしょうか。
もしかすると、最初にマニュアルを作成してから日にちが経ち、全く必要のない情報が多く載っている状態かもしれません。
そうなると誰もマニュアルを見る習慣が無くなってしまう前に一刻も早く手を打たなければいけません。
逆にマニュアルの作成を確立させることで、新人教育や対処法の周知に大いに役立つはずです。
定期的に改訂を行うことで、新しい情報が全員に共有でき、誰もが使いたくなること間違いありません。
