報告書の書き方がいまいち分からず、フォーマット通り書いている方、いらっしゃいませんか？
確かにフォーマットに沿って書いていくことは重要ですし、中にはフォーマット通りに書くことが必須である報告書もあります。
ただ、それでは報告書にはいったい何が必要なのかが分かりません。
良い報告書とは何なのか、報告書を書いていく上で重要なポイント、外してはいけないポイントは何なのでしょうか。
そこで今回は読み手や上司の方が見る報告書のポイントは何処なのかについて説明します。
■報告書で欠かせないこと
報告書ではフォーマット通りに書くことも必要ですが、”きちんと読み手に伝える”ということが報告書の大きな目的であることをないがしろにしてはいけません。
したがって、いかに読み手を意識して文章を書くか、読み手が知りたいことを的確に伝えるかが大切です。
そのために欠かせないことは次の３つです。
1 報告書の要旨がいかに的確であるか
報告書は大見出しとしての要旨と、それに対しての小見出しをいくつかつくり、その小見出しに対しての内容を詳しく説明するという構成にします。
読み手はまず大見出しで大体の把握をしていくので、相手に正確に伝わるように的確に内容が要約された小見出しや大見出しを簡潔な文章で付けていきましょう。
2 内容がいかに正確であるか
報告書の内容に不透明な部分があると読み手に不信感を与える原因となります。
したがって、報告書においては数字・単位や固有名詞や企業の意思について不正確ではいけません。
それらは漏らすことなく正確に細かく示していく必要があります。そのため数字に関しては表やグラフを用いることで分かりやすく数字を説明していきましょう。
その際、単位も忘れず付けてくださいね。
また、文章においては固有名詞や意思についても分かりやすい簡潔な表現を用いることで、読み手に誤解を与えずに的確に伝えられるように心がけていきましょう。
3 主観だけの情報が入っていないかどうか
報告書において大した裏付けのない予測や希望的観測を書くことは厳禁です。
今後の企業の方針について書く際にも必ず細かい裏付けをもとに書いていきましょう。
具体的な数字や確かな情報をもとに報告書の内容を深めていくことで、読み手の不信感は解消されます。
報告書においてはあくまで数値を示して、具体的に説明する姿勢が大切であることを念頭に置いておきましょう。
いかがでしたか。
読み手や上司の方はその報告書の信頼性、つまり具体的でいかに的確なのかを重視しています。
そのためにも報告書を書く際には以上の点に気をつけて、欠けている部分はないか考えながら書いてみるといいでしょう。
