「業務マニュアルの制作を初めて依頼された。」
「何から手を付けていいのかわからない。」
そのようなお考えを持つ方も多いと思います。
今回は初めて業務マニュアルを制作される方でも、質のいいマニュアルを作るために、手順とポイントをご紹介したいと思います。
■目的やスケジュールを確認する
なぜ、いつ、どのような業務を目的としマニュアルを作成するのかきちんと確認します。
目的や目標をしっかりと掲げることで、その目的に向かって業務を取り組むことができます。
また、誰を対象にしているのかを明確にすることがポイントです。対象によって公開できる内容、理解できる内容がさまざまであるためにこのような確認は不可欠です。
業務を遂行するメンバーのスケジュール確認や、公開する情報、サイズやカラー・モノクロといった予算にあった印刷形式を確定することも大切です。
■内容の把握
目的やスケジュール確認が終わったら、業務内容の把握が必要です。
たとえ一部の業務マニュアル作成であっても、業務全体を把握することがポイントであり、それによって一部の業務が全体の業務にどのような関連性があるかを意識することが可能になります。
全体の業務内容が把握できれば、業務内容の階層化、個別の内容の分解を行い、最終的には上司からの確認が必要です。
■ヒアリングを行う
業務の内容を確認できれば、制作メンバーとのヒアリング、打ち合わせが必要です。
客観的に業務内容を全体に供用することで、チームの一丸を目指します。
また上司や先輩などからの経験やノウハウを共用することも可能でしょう。
■情報の整理を行う
ヒアリングを行えば、その内容と業務の概要をもとに情報を整理する必要があります。
当日の時系列をもとに大まかな業務フロー図を作るとよいでしょう。
■マニュアルの構成を確認する
最終的に、整理した情報をもとにマニュアルの構成を確定させます。
目次や工程、作成したフロー図やアドバイスなど必要なものの記載、配置を考え効率的に業務が遂行できるような構成を考えます。
■原稿作成
構成したマニュアルを原稿として作成し、第三者に確認をとることで思わぬミスに気が付きます。
確認が取れたら印刷会社に依頼して、予定していた印刷方式で印刷、製本を行いましょう。
■最後に
マニュアル制作にはいろいろな手順があり時間がかかるものとなりますが、業務の効率化、生産性を考えるとメリットの多い作業となります。
マニュアル制作の際には上記のような手順を意識しながら、注意して作成を進めましょう。
また、印刷や製本の際の不安やご不明点がございましたら、ぜひ当社にご相談ください。
