Wordで文書を作成する際は、最初どうしたらいいか分からないですよね。
慣れている人でも、ビジネスで用いられる文書となると難しく感じると思います。
そこで今回は、「Wordで報告書を書く際に知っておきたいポイント」を説明したいと思います。
■自社の社名や名前の頭を揃える
文書に自社の社名や自分の氏名を書く際には、右に配置させ文字の頭を揃えて記載します。
この際、右揃えにしてしまうと、文の頭が揃わないので、右揃えは使わないようにしましょう。
スペースを大量に入れて文頭を揃える方もいらっしゃるかもしれませんが、この場合は、ホームタブの段落グループにある「インデント」を使うと効果的に文頭をそろえることが出来ます。
■文章は明朝体で書く
報告書において、フォントが不適切であったり、乱用されていたりするのは良くありません。
人間は些細な違いを頭で敏感に感じ取っているそうです。
フォントが乱用されていると、頭の中で違和感を覚え、内容が頭に入ってきません。
タイトル・見出しと文章は明確に分ける必要があるので、フォントを変えて違いをアピールします。
ビジネス用の文書では、見出し・タイトルはゴシック体、文章は明朝体に統一しましょう。
■文字の大きさは11~12ポイントが適切
初期設定のままでいくと、Wordは10.5ポイントです。
10.5ポイントの大きさで書かれた文書をA4サイズで印刷すると少し文字が小さいのです。
ビジネスで用いる文書では、様々な年齢層の方に読まれることを意識して、11ポイントか12ポイント程度で書くのが良いでしょう。
■曖昧な表現は使わない
公式文書なので、人によって捉え方が異なるような文章は書いてはいけません。
人それぞれ捉え方が違う文章を書くと、勘違いを起こしてトラブルに発展する可能性があります。
誤字・脱字もNGで、最後に徹底的に確認しましょう。
Wordでも、校閲タブの「スペルチェックと校正」で最低限はチェックできますが、別の有効な確認方法として、一度印刷して、ペンで文字をなぞりながら確認するというのがあります。
■最後に
報告書を書く際に注意すべき点を4つ挙げました。
いくら内容が良く、素晴らしい文章を書いたとしても、形式が間違っていたら元も子もありません。
タイトル・見出しや本文のフォントや文字の大きさ、表現は細かい部分かもしれませんが、報告書において細かい部分まで全て完璧な文書を作成する必要があります。
以上の点に気を付けて、報告書を作成してみてくださいね。
