Wordで社内マニュアルを書く際に、効率悪いと思ったことはありませんか？
実は、Wordの便利な機能を知っていれば、とても効率よく文書を作成することが出来ます。
今回は知っておくと便利なWordの機能についてお話ししたいと思います。
■スタイルの適用
スタイルセットからスタイルを適用すると、表題・見出し・内容と整った文書が完成します。
現在、17種類のスタイルセットがあるので、お好きなものを1つ選び、そのスタイルに沿って文書を作っていくだけでまとまるので、とても便利です。
慣れたら、ホームタブのスタイルグループを活用しながら、オリジナルのスタイルを作成するのも良いかもしれません。
その場合は、表題・副題・見出し・本文という構成を意識しましょう。
ご自分でスタイルセットを作成して保存することで、毎回オリジナルの文書を作ることが出来ます。
「デザイン」タブ→「ドキュメントの書式設定」グループ→スタイルの適用
■ファイルの挿入
他のWordファイルやPDFファイルから文章だけを全て挿入したい場合に便利です。
例えば、
・他のファイルにメモを残している
・以前使用した文章を今回も使用したい
例えば、このような場合に有効で、少しの操作で全ての文を挿入できます。
「挿入」タブ→「テキスト」グループ→「オブジェクト」→「ファイルからテキスト…」
■スペルチェックと文章校正
近年、日本語が変化し、本来の使い方ではない使い方がされている場合があります。
例えば、「～たり、～たり」では、「たり」を1度しか使わないケースが増えています。
また、同じ用語でも「コミュニティ」と「コミュニティー」のような複数の書き方がある言葉は統一する必要があります。
「スペルチェックと文章校正」では、このような欠陥を指摘してくれるため、自分では気づかなかった誤りや打ち間違いを修正することが出来ます。
社内文書として、文章に誤字・脱字・文法ミスは許されないので、この機能はおすすめです。
「校閲」タブ→「文章校正とスペルチェック」
初期設定よりも校閲を厳しくしたい場合は、設定を変更すれば可能です。
「ファイル」タブ→「オプション」→「文章校正」
もしくは
「ファイル」タブ→「オプション」→「文字体裁」
■最後に
Wordで社内マニュアルを作成する際は、様々な機能を知っておくと便利です。
見た目を整えることや、文章校正は必須で、それが出来ていないと読みにくい文書になってしまいます。
これらの機能を知っておくことで、社内マニュアルの作成は完璧です。
読みやすい文書の作成を心がけて、マニュアルを作成してみてくださいね。
