InDesignで報告書を作成しているけど、時間かかっている人は必見です！
InDesignはあらゆる機能があるので、使いこなせば効率化できます。
今まで報告書を作るのに時間をかけすぎていた人、これからInDesignで報告書を書くという方に、「InDesignで報告書を書くコツ」についてお話しします。
■基本文字形式
カーニング…和文等幅
行送り …ジャスティフィケーション
文字揃え …仮想ボディの中央
段落スタイルの「ジャスティフィケーション」において、自動行送りが「175%」になっているかどうか確認してください。
175%が最も見やすい幅なので、違う値になっていたら175%に設定しましょう。
段落スタイルの設定、特に文字送りは、狭すぎても広すぎても見づらいため、様々な年齢層の方に文書が見られることを意識して適切な幅にしましょう。
〇日本語文字組版
禁則処理セット…強い禁則
禁則調整方式 …追い込み優先
文字組は場合によって使い分けるので、初期設定を変える必要はありません。
もっとも重要なのは禁則文字です。
日本語の文書では、記号や句読点が行の頭に来てはいけません。
禁則文字に規制を書けばければ、記号や句読点が行頭に来てしまうので、必ず強い禁則にしておきましょう。
〇閉じ方
初期設定ではA4サイズの右綴じになっています。
どのような報告書を作成するかによって変わりますが、右綴じはあまり使わないので変更した方が良いでしょう。
■作業が早くなる便利機能
〇ExcelやWordから表が読み込める
Excelにデータが入っていたり、報告書などのWordの文書の中に表が組み込まれていたりすることは多いのではないでしょうか？
InDesignは表をそのまま読み込み、その後は表を整えることが出来ます。
読み込みオプションから、表をどのようにして読み込むのか詳細な設定を行い、InDesignに取り込みます。この機能を使えば、早く・正確に見やすい表ができます。
〇検索・置換
InDesignでは、全角の英数字を使わないというルールがあります。
InDesignの検索と置換には、全角の英数字を全て半角にしてくれる機能があります。
もちろん、通常の検索と置換の機能もあり、後になってある言葉を違う用語に言い換えたいとなった場合に有効な機能です。
「文字種変換」という機能を使えば、英数字だけでなくスペースや記号までも半角になり、非常に整った文書が完成します。
■最後に
初期設定をしっかり行っていると、文書を作成する度に適切なフォーマットになっているため作業が行いやすくなります。
また、「表の読み込み」や「検索と置換」は非常によく使う機能で、この機能を知っていれば効率よく作業が出来ます。
InDesignを賢く使用して、効率よく報告書を作成してみてくださいね。
