報告書は誰にでも伝わるものが良いですよね。
数字だらけの報告書は、作る人も読む人も少しうんざりします。
また、誤字脱字が多い報告書であれば、「いい加減」だと思われてしまって、製作者やその制作した会社の信頼が落ちてしまうことがあります。
その上、文字ではなく画像が多い報告書では、何が伝えたいのかはっきりしないことがあります。
項目をうまく活用することが重要です。
今回は、読みづらい報告書を作らないために、項目の中から変えられる、伝わる報告書の作り方を紹介したいと思います。
【読みやすい文章】
報告書の文章は完結でわかりやすい文章にしたいですよね。
報告したいことが沢山あるからと言って、一文に詰め込みすぎるのは良くありません。
基本的に「一文一義」を心掛けましょう。一文一義とは、一つの文章に一つの情報のみを書くことです。また、一文は50字以内にまとめましょう。
何を伝えたいかをはっきりさせるために、主張や結論など伝えたいことは先に出すことが重要です。
【誤字・脱字を失くす】
誤字・脱字は、読み手に悪い印象を与えることがあります。
誤字・脱字以外にも、文章が読みづらかったり、意味が理解できなかったりすると印象が良くありません。
誤字・脱字やおかしい文章を書かないためには、一度声に出して確認することが有効です。
当たり前のことですが、時間を惜しまずに文章を見直すと誤字・脱字が減ります。
誤字・脱字で相手に与える印象が変わります、それを考えれば、20分余分に校正に時間をかけるだけでも、非常に重要なことだとお分かりいただけると思います。
【図や表を活用する】
図や表は「数値」を伝える有効な手段です。
特に視覚に訴えることによって、読み手に与える印象がより大きくなります。
年次報告書であれば、会社の沿革を記載することもあると思います。
会社でなくても、現状に至るまでの成り立ちを記載する場合もあると思います。
その場合、文字のみで歴史を伝えるのではなく図を使って表現することによって、より分かりやすいものとなります。
また、業績の推移などもただ数字だけのテーブルであれば、分かりづらく、注目されにくくなります。
そんな時はグラフを使うようにしましょう。
項目の中身を充実させることは、読みやすい報告書につながります。
読みやすい報告書を作るときは、相手の立場になることを心掛けることが大切です。
伝えたいことをしっかり明確にした上で、最初に伝えるようにしましょう。伝わる報告書を書く際は、上記のことも参考にしてみてくださいね。
