報告書を作ることはとても時間のかかる仕事です。
特に年次報告書などは、会社や団体のことを多くの人に知ってもらうために作るもので、とても重要なものです。
そんな重要なものを作るためには、時間をかけた方が良いと思っている方もいると思いますが、多くの時間をかけたからといって納得のいくものができあがる保証もありません。
今回は、毎年いいものを発行するために、3つの型を作ることをポイントに無駄な時間がかからない素早い報告書の作り方を紹介したいと思います。
【型を決める】
・骨組み
会社や学校、団体の社会に貢献したこと、目標など、毎年の報告書に載せることを決めておくことが大切です。
例えば、会社のプロフィール、代表のあいさつ、役員紹介などです。
毎年内容は変わりますが、骨組みとして残しておくと良いと思います。
骨組みとして残っているものは項目として使えるので、読む人も読みやすい報告書を作ることができます。
・テンプレート
毎年発行しているものであれば、常に同じ内容のものを載せることがあると思います。
例えば、会社の沿革や、組織の場所などはほとんど変わることがありません。
それらは毎年考えるのは手間になるので、載せたことのあるものからテンプレートとして残しておけば時間を節約できます。
・チェックリスト
年次報告書などの作成であれば、毎年行う作業なので、することは決まってきます。
どんな人でもできるようにマニュアルを作成することで、作業の効率化がはかれます。
また、ヌケモレを防止するためにリストを作ることをおすすめします。
リストは、載せる記事から、校正のチェックポイントまで設けておくと時短に役立ちます。
校正はとても大切な作業ですので、多くの時間をかけるのを心掛けるようにしてください。
誤字・脱字が多いと、文章が読みづらく時間がかかってしまi
ます。その上、間違いが多いと報告書を発行する団体の信頼にもかかわることになります。
型を決めることで、項目が決まります。項目があれば、報告書を読む人もピンポイントでしぼって読むことができます。
活動報告などは外部の人からすると、その会社や、学校、団体を知るとても貴重な資料です。
その資料を分かりやすく作ることはとても大切です。
日々の業務をこなしながら報告書を作る方もいると思います。
時間を有効に使うために、ぜひ実践してみてください。
上記以外でも自分なりの方法を見つけて、時短につなげてみてくださいね。
