報告書を作成する際、読みやすい報告書を作りたいですよね。
読みやすい報告書はあることが共通しています。
それは、すべてがシンプルであることです。
その上、文章を書く時にもシンプルであると無駄な時間をかけずに、伝えたいことのみを伝えることができます。
今回は、報告書を制作するときに必要となる、シンプルな文章を組み立てる方法を紹介したいと思います。
【一文の長さ】
一文がとても長ければ、読みにくくなります。
小説などの文章であれば、長い文章が美しい表現方法となることもあると思いますが、ビジネスにおいては、短い文章の方が、情報が伝わりやすくなります。
一文には50~80文字だと言われています。
また、「一文に情報は一つ」を心掛けましょう。
【修飾語】
修飾語は修飾する言葉と修飾される言葉を近づけることは、シンプルに伝えるためにはとても重要です。
修飾する言葉と修飾される言葉が遠くにあると、本当に伝えたいことが勘違いされてしまうことがあります。
文章の意図をしっかり伝えるために、修飾される言葉とする言葉を近づけるようにしましょう。
また、ある言葉に長い修飾語と短い修飾語をつける際は、短い修飾語を修飾される言葉の近くに置くようにしましょう。
長い修飾語が短い修飾語より近くにある場合、何を修飾しているのかわかりづらくなってしまいます。
【もの・ことは使わない】
「もの・こと」を使うと文章が冗長になってしまいます。
例えば、「重要なことは目標を達成することだ」から「重要な課題は、目標達成だ」とした方が、文章がすっきりとします。
シンプルな文章を作る際は、「もの・こと」を多用しないように気を付けましょう。
【受け身は使わない】
婉曲するために、受け身を使うことはありますが、受け身の多用は読みづらい文章の原因となります。
受け身から、能動的な表現に変えることで文章をシンプルに、短くすることができます。
【体言止め】
箇条書きをする際、名詞や代名詞で終わらせていますか。報告書を作成するときは体言止めで表記するほうがしまりのある文章になります。
例えば、「～を行う」という表現であれば、「～を実施」というように動詞に対応する名詞にすることが有効です。
このように、報告書を作成する際は言葉をシンプルにするだけで一段と伝わりやすくなります。
スッキリした文章を書くためには練習が必要ですが、読みやすい報告書を作るためには重要なポイントです。
みなさんも、ビジネスで使われる言葉をためておいて、良い報告書を作るためにチェックリストを用意することをおすすめします。
