良い社内マニュアルとはどういうマニュアルのことを言うのか？
その疑問に答える重要な一要素として、「誰にでもわかりやすい」ことが求められますよね。
そして、分かりやすいマニュアルは、その人が次の行動をはっきり理解できるようにするためにも重要な役割を果たします。
今回は、使う人が「行動できる」マニュアルを作成するために必要な３つのことを紹介したいと思います。
1． 仕事の全体像をつかめる
「この仕事の次はこれをする」といったやることだけがつらつらと書かれている社内マニュアルは、本当に使う人のことを考えているマニュアルとは言えません。
使う人を考えた、分かりやすいマニュアルというのは、「この作業につながるからこの仕事をする」というように、今の作業が何につながるかを理解しながら進められるマニュアルです。
全体像がつかめるように、行うべきすべての作業を目次のように記載することが有効です。
2． 判断基準を明記する
何事も始めるときには、基準がある方が早く進みます。
その仕事をする上での判断基準を設けることによって、マニュアルを使う人にとっては助けになります。
例えば、「廊下に物を置かない」という行動をしてほしいならば、「通路に通行する幅を確保する」ことを基準にします。「通路を確保できているか、否か」というモノサシを持つことで、「物を置かない」という目的は達成されます。
3．目標の到達点を明確にする
「何をどこまでする」と目標を立てることは大切ですが、目標を数字や行動で示すことによって、もっと使いやすくわかりやすいマニュアルを作ることができます。
漠然とした、「○○ができるようにしよう」というようなものではなく、「○○がいつまでにどれくらいできるようにしよう」というように、具体的に数字や期限を明確にする必要があります。
目標到達を一目で分かるように、図表を設けることも有効です。
その日にできた行動を記録できる項目を追加して、「見るだけのマニュアル」を「使えるマニュアル」にすることができます。
マニュアルといってもその種類は様々です。ただし、すべてのマニュアルに共通することがあります。
それは指示をする人のためにも、使う人のためにも「わかりやすいマニュアル」が求められることです。
代替え不可能な仕事でもマニュアルを作ることによって、今まで一人でしていた仕事の負担が減るかもしれません。マニュアルは社内の様々な場面に役に立ちます。ぜひ、分かりやすいマニュアル作成を心掛けてみてください。
