社内において、マニュアルの作成を頼まれたとき、はりきって「良いマニュアル」を作ろうと思いますよね。
「良いマニュアル」とは、だれが見ても理解でき、なおかつ使い勝手の良いものでなければなりません。
部下からも、上司からも信頼されるような人になるためには日々の仕事の完成度を高めることが必要ですよね。
今回は日々の仕事の一つである、社内マニュアル作成をする際に完成度を高めるコツを三つ紹介したいと思います。
1．確認項目
マニュアルの中に確認項目を設けることによって、今まで起こっていた単純なミスやトラブルを減らすことができます。
実際にチェックリストに記入できるような様式になっていると、使用する人は確認しながら作業できるので、ミスを減らすためにはとても有効です。
そのうえ、仕事の手順を標準化することによって、誰が担当しても安定して業務に取り組むことができます。
2．ノウハウ、コツ
社内マニュアルと言っても、その内容は様々です。既存のマニュアルを更新する場合や、作業効率を上げるためのマニュアルなど、目的はそれぞれあります。
そのなかでも、自分がそのマニュアルを取り扱うときに分からなかったことや、実際に業務をする人が知っておいた方が良い知識など、仕事を効果的に進められるコツがあるはずです。
例えば、業務をする際に使う言葉や言い回しなど、その業務に関する語彙の説明を付けるだけでももっとわかりやすいマニュアルができます。
また、マニュアルに必要な情報をグループワークで共有しながら完成させると大変有効です。
3．トラブル
例外処理や職務遂行のためのノウハウ・コツなどもマニュアルには欠かせません。
社内の暗黙のルールなども文字にすることによって、トラブルが起こらないようにします。
また、クレーム・トラブル事例などを、「事例」として記載し、全体の知識として共有することによってマニュアルを持つ人が素早く対処できます。「ヒヤリ・ハット」したものまで記載できれば、トラブルになる前に備えることもできます。
これらは絶対必要ではない項目ですが、記載することは重要だと言えます。
一見手間のかかる作業に思われます。
しかし、使いやすいマニュアルを作ることによって、今まで誰かに聞くことでしか解決しなかったことが一人でも解決できるようになり、結果的に日々の業務をスムーズにすすめることができるのです。
また、細かいことを言語化することによって、引継ぎの際の心配を最小限にできます。
これらのポイントを押さえて、かゆいところに手が届くマニュアルを作ってくださいね。
