社内マニュアルを作るように頼まれたとき、簡単にマニュアルを作ってしまいたいと思いますよね。
実は、マニュアルはオフィスのテンプレートを活用することで簡単に作ることができます。
その上、Word（ワード）、Excel（エクセル）、PowerPoint（パワーポイント）をうまく使えば、様々な場面でのマニュアルに対応させることができます。
今回はマニュアルを作る際に参考になる、Word、Excel、PowerPointのそれぞれの特徴を紹介したいと思います。
・Word
文章作成に適しているので、長い文書のマニュアル作成に適しています。
段落やセクションで管理できるので、長い文章であっても区別できます。
目次の自動作成ができるので、資料を探す手間を省くことができます。
また、Wordは複雑な表の作成にも適しているので、長い文書と複雑な表が必要なマニュアルであればWordをお勧めします。
特定の文字を探すときに、Word内のすべての文章に検索がかけられるので、とても便利です。
ネット上にテンプレートが多いのはWordなのですぐにある程度体裁が整ったものを作りたいときには有効です。
・Excel
図表を使ってマニュアルを作成するときに適しています。
また、表計算や集計、データを入力することによってグラフを作成できるので、マニュアルを使う人の目標数値を入れる項目も追加することができます。
細かな作業を行う際のチェック項目の表も簡単に作ることができます。
特に管理職の方やエンジニアの方にとっては、項目を羅列したり、並び替えたりできるので便利です。
ただし、Excelでは、画面に表示されたように忠実に印刷されないことがあるので、注意しましょう。
・PowerPoint
ページ索引できることが利点としてあります。
また、自由な配置ができるので、吹き出しを使って要点を述べたり、画像を使って具体的に示したりすることができます。
視覚で理解できるように要所を図で伝えることで良いマニュアルを作ることができます。
さらに、印刷をしたときにずれる心配もありません。
しかし、WordやExcelのように複雑な表の作成はできませんので、ご注意ください。
マニュアルを作成するときは、いかに効率良く資料を作るかを考えると思います。
これらのオフィスのアプリケーションを使うことで、効率良く作製することができます。
自分が作る社内マニュアルの特徴に沿って、どのアプリケーションを使うかは異なります。
作業効率を上げるため、「簡単に作ることができるマニュアル」で「受け取る人がわかりやすいもの」を作りましょう。
