報告書を書く際、どのようにして読みやすい報告書を書くことができるのか、考えたことはあるでしょうか？
報告書といえば、白黒の文字が並んでいて、読んでいて眠たくなるものという印象もあると思います。
今回は読みたくなる報告書を制作しようと思っている方に、読まれる報告書の作り方を紹介したいと思います。
読みたくなる報告書とはどのようなものでしょうか。
簡単に理解できるものであれば、きっと多くの人が手に取り、中を見たくなると思います。
簡単に理解できるものは、視覚に訴えます。視覚から理解できる報告書を作成する方法をいくつか紹介します。
【図、表、写真を効果的に使う】
これらを使うことによって、言葉で説明する手間を省くことができます。
その上、数字よりも効果的に読み手に上がり下がりを伝えることができます。
例えば、webから獲得した顧客数を前年度と今年度で比較するとします。
数字を使って説明するよりも、図表を使って説明する方が「こんなにも上がったのか」と、読み手に大きな印象を与えられます。
また、写真を有効活用することによって、会社の雰囲気が伝わります。
写真は、言語化できないものも伝えることができるので、読み手に良い印象を与えるツールとして使うことができます。
【レイアウトを整える】
レイアウトはどんな資料を作る時にも整えるべきものですよね。
読み手に快適に、読み進めてもらえるように意識することが大切です。
書体を整え、「です・ます調」か「だ・である調」に統一することも重要です。
また、ぎゅうぎゅう詰めになった文章は読む気を失くしますよね。行間も読みやすくすることを考えて設定しておきましょう。
整列の法則を守り、位置を合わせることで、読む上でのストレスを失くすことができます。
【余白をとる】
余白のない資料はとても窮屈に見えます。
ページ数が少ない方が手に取ってもらえるからといって、一枚に情報を詰め込みすぎるのは良くありません。
情報過多で、より見にくい報告書ができあがってしまいます。
本当に伝えたいことだけを絞り込むことが重要です。
報告書をつくるときは、誰に何を伝えるかを意識して作成することが大切です。
伝えることが決まったら、デザインを考えていきましょう。
今回紹介したのは、デザインの段階で活用できる、読みやすい報告書を作るためのポイントでした。
報告書は単調なものが多いかと思いますが、団体の成果を伝えられる一つのツールです。
ぜひ、読み手を想像しながら、本当に伝えたいことを「読みやすい報告書」に込めてオリジナルの報告書を作ってください。
