社内マニュアルを作成する際に大切なことは、「誰にでもわかること」ですよね。
誰にでもわかるように作成することは意外に難しいです。
また、初めて社内マニュアルを作る立場になった方は、どのように作成を進めていけばいいのかがわからない方もいると思います。
今回は、「誰でも作れて」、「誰にでもわかる」マニュアル作成をするために、確認してほしい基本事項3つを紹介したいと思います。
3つというのは、「誰に、いつ、どこで、」の「who, when, where」です。
これらを明確化し、作成に取り組むことで作業の効率が上がります。
1． 誰に
今、作成しようとしているマニュアルの対象を把握することが大切です。
対象を明確化することで、必要となる項目もはっきりします。
例えば、新しく入ってきた人に業務を教えるために配布するものであれば、チェック項目を作り、作業に漏れがないかを確認できるようにします。
また、新人教育をする側のマニュアルを作成するのであれば、到達点を一目でわかりやすく記入できたり、段階によって教える項目を見えるように工夫したりするのがおすすめです。
2． いつ
せっかくマニュアルを作成したとしても、もともと使用するデータの期間や作業日が間違えていたら、作業自体が無駄になってしまいます。
作成者は社内マニュアルに必要な作業内容を確認し、「いつ」を明記する必要があります。
3． どこで・に
「どこ」というのは二つあります。
まずは「どこで」そのマニュアルが使われるかを特定する必要があります。
パソコンに表示させて確認するマニュアルであれば、確認する時間が比較的多くあるので、一目でわかるレイアウトを優先するより、項目を網羅することを優先することがいいでしょう。
しかし、作業現場で使われるマニュアルを作成するのであれば、何が重要か、ポイントを押さえて、一目でわかるように視覚で理解できるようなレイアウトを心掛けることが重要です。
次に、「どこに」提出するか、マニュアルを配布する際、提出することを求めることがありますが、その時に正しい納期先(提出先)が明記されていることが必要です。
このように、社内マニュアルを作る際に確認する基本ポイントがあります。
分かりやすいとは、「誰に使われるか」「いつ必要になるか」「どこで使われるか」を明確にしているマニュアルだとも言えると思います。
社内マニュアルを作る際はマニュアルが必要な場面をイメージすることが大切です。
使えるマニュアルを作る際には、「たれが、いつ、どこで」を参考にしてみてください。
