社内マニュアルはどんな人にも理解できて、使ってもらえるものであるのが望ましいですよね。また、マニュアル以上に仕事がこなせるようになるマニュアルはとても質の良いものだといえます。では、求められるマニュアル以上の働きを引き出せるマニュアルとはどのようなものでしょうか。
それは、仕事の業務内容だけでなく、仕組みや目標が書かれていて仕事に関する知識を網羅したものです。今回は、業務をより効果的にこなせるマニュアルの作り方をご紹介したいと思います。
【仕組みが見える】
業務の内容を書くだけでなく、どうしてその仕事があるのか、次にどのような作業に繋がっているのかわかる、ぱっと見て業務フローを理解できるよな内容を掲載しましょう。
自分のしている作業の流れをつかむことで全体を俯瞰でき、結果的に効率が上がるでしょう。業務フローを掲載するときは、図などを活用するとイメージしやすく理解してもらいやすいでしょう。
【専門用語】
必然的に専門的な語彙が出てくるかもしれません。誰でもわかるマニュアルを作るのですから、専門用語を解説したテキストを付属する方が効果的です。
しかし、専門用語を使わずにマニュアルを作成してしまうと、知識を持った人とコミュニケーションをとるときに困ってしまいます。専門用語も人に聞いたり、自分で調べたりしないでもいいように解説を加えておきましょう。
【目標達成シート】
単なるマニュアルであれば、作業を教えてくれるものばかりでした。使いやすいマニュアルを作って、マニュアル以上の成果を期待する場合は目標を明確にし、目標到達に向けてサポートできるようなシートを作成するようにしましょう。そうすることにより、モチベーションも上がりますし、目標が見えている分、今の業務が意味のあるものに見えてくるでしょう。また、使えるシートを作成するにあたり、目標達成を可視化するだけでなく、日々の業務をどれぐらいこなしたかを、ふり返られるチェックシートがあってもいいかもしれません。
【まとめ】
以上の、全体の仕組みが見えるもの、専門用語を解説しているテキストがあるもの、チェックシートや目標達成が見えるようになっているものは、とても良いマニュアルと言えるでしょう。
良い社内マニュアルは作業の確認だけでなくテキストも融合しているものだと思います。実際にみんなが使ってみて、かゆいところに手が届くような質の良いものを作成すると、社内の評価も上がること間違いなしですよ。
