会社や組織の信用を上げるために、報告書というものを発行している所がたくさんあるかと思います。報告書は会社の情報を伝える大切なツールです。もし、その報告書が少しでも間違っていた場合、「本当に大丈夫？」と読み手に不信感を与えてしまうかもしれません。また報告書を読んでもらうときには、場に合った表現で伝わりやすい文章で伝えた方が、信用が上がりそうですよね。今回は報告書を作る際に伝わりやすい文章表現の方法をご紹介したいと思います。
【曖昧さを避ける】
あいまいな文章は読みにくく、イメージで伝わりづらいですよね。では、あいまいな文章とはどのようなものでしょうか。例えば、二重否定などです。「～なわけではない」などは、ビジネスの場でふさわしいとは言えないでしょう。「～なわけではない」と書くよりも、「～である」と断定するように心がけましょう。
【一文一義を心掛ける】
一文一義とは、一つの文章に二つ以上の情報を加えないようにするということです。つまり、一文を短くするということです。意識的に句点を打つことで、一文に盛り込まれる情報を制限することができます。長い文章は情報量が多く、どこが重要なポイントなのかがわからなくなってしまいます。しかし、短い文章だけではどことなく稚拙な文章になってしまいますので、適度に文章を長くすることも大切です。読み手が簡単に理解できるように文章表現も意識してみてくださいね。
【一貫性を持たせる】
一貫性を持たせるとは、論理的な文章にすることです。非論理的な文章は読み手がイライラしてしまったり、不信感を抱いてしまったりすることになりかねません。
では、どうすれば文章に「一貫性」を持たせることができるのでしょうか。
それは、自分で読み返すしかありません。少し時間を置いてから見直すことで、話がそれてしまっていたり、言葉遣いがばらばらだったりといったような、簡単なミスに気づきやすくなります。一貫性を失わせるものの一つとして、「不要な言い回し」も考えられます。使わなくても良い文章表現はなるべく使わないようにしましょう。
そして、校正をきちんとし、正確な文章にすることによって報告書はより良いものになるでしょう。
【まとめ】
報告書などの公式な文章を分かりやすく書くことは難しいことですが、とても大切なことです。上記で紹介したことはそれぞれ、どのような文章を書く時にも使うことができます。報告書だけでなく様々なシーンでの文章表現力が上がるといいですね。
