みなさんは社内マニュアルを作成する際に、何か気をつけていらっしゃることはありますか？社内マニュアルを作る時はさまざまな工程が必要で、手間がかかってしまいますよね。今回は社内マニュアルを作る際に知っておいたら、有利になる情報をご紹介したいと思います。
【社内マニュアルは何のためにつくるか】
社内マニュアルを作る際は、上司に頼まれたからなどの理由があるかと思われます。しかし、社内マニュアルが何のために作るかという目的を明確にしない限り、評価されるマニュアルを作ることは難しいといえます。
まずはどのような場面で使われるのかを想像してみてください。
・業務の内容を誰でもこなせるようにする
・業務を今まで以上に効率化させる
・トラブル時の対処法
これらが良く作られるマニュアルですよね。
ではそのマニュアルは、どのような人に読まれるのでしょうか。すでに知識を持っている人へ向けて作るのか、それとも全く何も知らない人に向けて作っているのでしょうか。例えば、知識がない人へ向けて作る場合は、専門用語の説明をするなどの対処が必要です。このように状況や使う人をしっかりイメージしてマニュアルを作ることが大切です。
【しっかりとヒアリングする】
マニュアルを作る際は現状に上がっている問題点だけでなく、その持ち場にいる人から何が問題となっているかを聞いて、把握することが大切です。マニュアルを作る旨を伝えできるだけ多くの人から情報収集をするようにしましょう。
顕在化している問題点だけではなく、内在的な問題点を見極めてマニュアルにすると、「評価されるマニュアル」になるでしょう。
【俯瞰できる】
マニュアルは作業なので「今できること」が書かれているかと思います。しかし、それだけでいいのでしょうか。本当にわかりやすいマニュアルとは、「今できること」と、「これからできること」が書かれているのではないでしょうか。
俯瞰できるということは、次のどんなところに、今の作業が繋がっているかわかるものです。進捗状況や作業全体の流れがわかるものを掲載すると、使う人はもっとわかりやすくなります。
【まとめ】
誰にとっても分かりやすいマニュアルというのは、高く評価されるマニュアルです。社内マニュアルを作ることは難しい作業ですが、評価されるマニュアルを作るという作業は、多角的に仕事を見ることができるので、良い機会です。この機会に良いマニュアルを作ってくださいね。
