年次報告書は、多くの人が目を通すものです。読み手を意識した読みやすい書式にするだけで、高い評価を得ることができます。
文書の作成ではWordが主に用いられ、たくさんの機能を駆使することで、とても簡単に見やすい書式にすることが可能です。
そこで今回、明日から使用したい、文書を見やすくする書式設定をご紹介します。
○文字を調節した書式設定
・文字のサイズは11～12ptがおススメ
Wordの文字サイズの初期値は10.5ptに設定されています。これは昔使用されていたタイプライターの名残のようなのですが、Wordで印刷してみると、小さくて見えにくい印象があります。
どの大きさが見やすいか試してみると11～12ptが見やすいことが分かります。指定文字サイズなどなければ、一度試してみて下さい。
・フォントを変えてメリハリをつける
フォントを全て同じにしてしまうと、どの部分がタイトルなのか、またどの部分を強調したいのかが分かりにくく、見にくいものになってしまいます。
例えば、タイトルや重要箇所はゴシック体に、それ以外は明朝体といった具合にメリハリをつけて、見やすい書式を心掛けましょう。
○文字間隔を意識した書式設定
・全角時の数字の広がりを解消
全角時に数字を入力すると、数字の前後で文字間隔が広がり、バランスの悪い印象が出てしまいます。この問題を解消する方法として、数字の左の文字と数字の最後尾を選択し、「ホーム」→「フォント」の「詳細設定」で、文字間隔を決めることができます。
これにより、バランスのとれた文書が作成でき、読みやすいものが作成できます。
・文字間隔を均等に
例えば、箇条書きで「・時間」「・集合場所」を縦に並べる際、二文字と四文字なので、凸凹のレイアウトになってしまいます。
しかし、「ホーム」→「均等割り付け」で、二文字のものを四文字での間隔にすることができます。
こうすると、上下が揃い、すっきりとした様子になります。
○行間を工夫した読みやすい書式設定
行間が狭すぎる文章は大変読みづらい印象を与えてしまいます。そのときは、行間を選定して見やすいレイアウトにしてあげましょう。
「ページレイアウト」のページ設定から「文字数と行数」タブの「行送り」で適切な数値に設定しましょう。
文字サイズ10.5ptの場合、行間は文字サイズの50％～75％すなわち、5.25pt～7.875ptのサイズが見やすいことになります。
読み手にとって見やすい報告書を作成することはとても大切です。印刷等でご相談等ございましたらお気軽にお電話ください。
