どんな風に書いたら年次報告書が見やすくなるのか、そんなコツがあるなら知りたいという方は多いでしょう。
読みやすい年次報告書を作成するためにはポイントがあります。当たり前ですが、文書はタイトルとその内容で構成されています。
よって、タイトルと内容を工夫することで、とても読みやすい報告書になるのです。
そこで今回、読みやすい年次報告書を作成する3つのコツをご紹介します。
○項目ごとに分かりやすいタイトルをつける
年次報告書を作成する際、項目ごとにタイトルを付けると思います。タイトルが報告書の内容から外れていないか確認する必要があります。
・タイトルを明確にする意味
読み手がこれからどんな話をするのかを知るためにも、分かりやすいタイトルを心掛けましょう。
このため、一つの軸ができ、冒頭から読み進めやすいです。議論展開も把握しやすく、本来の趣旨を見失うこともありません。
・明確なタイトルとはどんなものを指すのか
読み手から高評価を頂く、明確なタイトルをつける方法を是非とも知りたいですよね。
一番大事なことは情報を具体的に記載する方法です。
例えば「○○の効果について」というタイトルをつけるとしたら、どこに表れる効果なのか、その効果はいくつあるのかなど多少なりとも具体化した方が、読者も読み進めやすいです。
もちろん、情報が多すぎてダラダラと長くなっては意味がありませんが、簡潔過ぎる表現も避けましょう。
○データを掲載する際は何のデータか明確に示す
データを示す際も、同様に何のデータなのか明確にしましょう。データとは数値なので、「いつ」「どんな条件で」「何を対象に」といった情報がとても重要になります。
なぜなら、データのとり方によって、また解釈によって、大きく意味が変わります。よって、どのようにして取ったデータなのか明確にする必要があるのです。
データに関するタイトル付けは「○○の関係性」といった簡潔すぎるものではなく、「○○に住む○○人対象に行った○○と○○の相関図」といった具合に、具体的な表現にしましょう。
○議論の飛躍はないか
文書を書く際、議論の飛躍はよくやってしまいがちなミスです。書き手にとっては当たり前であると思っていても、読み手にとっては知らないこともあります。
また他にも、書き方が悪いために、議論の飛躍が起こってしまうことがあります。
前者に関しては、漏れの情報がないか、もっと掘り下げて表現した方がよい部分はないかを意識してチェックしましょう。
後者に関しては、接続詞に注意しましょう。他えば「しかし」という表現を使用する際は、前の内容から一転するものか、「しかし」後の部分が真に言いたいことなのかを調べましょう。
上記を参考に、是非素晴らしい報告書を作成してください。
