社内マニュアルを作成する上で、視覚による読みやすさはとても重要です。いくら内容が良くても、見にくいと読んでもらえないことも起こります。
見た目が良いマニュアルを作成することは一見難しそうに見えますが、一工夫するだけで劇的に変わります。
どうせ作るなら、みんなから高評価が得られる素敵なマニュアルを作成したくはありませんか。
そこで今回、見やすいマニュアルを作成する方法について3つポイントをご紹介します。
○マニュアルの形式
マニュアルにも形式があり、どの内容に対しても同じ形式を使用するのは好ましくありません。内容に合ったマニュアルを作成しましょう。
しかし、どれくらいの形式があるのでしょうか。ここでは主な形式を3つご紹介します。
・文章形式
文書形式は詳細に説明するのに向いています。規則など詳しく書きたいものには、文章形式が良いでしょう。
箇条書きなどと組み合わせれば、説明だけでなく、ポイントも押えやすくなります。
・フローチャート形式
フローチャートの特徴としては、視覚的に業務の流れが確認できる点です。流れを押えてほしい部分であれば、箇条書きよりも効果を発揮することでしょう。
注意点としては、それだけでは簡潔過ぎてしまうので、注釈などをつけ詳細説明も加えておきましょう。
・図を入れた形式
図を入れると、どんなシチュエーションかを把握しやすくなります。
また、イメージもしやすいので内容も覚えやすくなります。矢印などで説明を加えると要点も押えやすくなります。
しかし、フローチャートと同様、簡潔な表現になる傾向にあるので、詳細に書く場合は他の部分で説明を加えるのが良いでしょう。
○見出しを階層に分ける
どんな内容が書かれているかを判断する上で、見出しの作成はとても重要です。しかし、ただ見出しを作成すればよいというわけでもありません。
大きな見出し、小さな見出しに合わせて、字の太さや色、インテンド（字下げ）などを変えましょう。
また、見出しも内容を的確に表したものにしましょう。一般的に簡潔にすることがよいとされていますが、ある程度中身を伝えるためには少し長くなることもあります。
○視線を意識したレイアウト
横書きの場合、読むときの視線は左から右、上から下へと流れていきます。この流れを無視した文章を作成してしまうと、読み手に読みづらいという印象を与えてしまいます。
文章だけを書く場合は、自動的にこの流れに沿うので、あまり意識しなくてもよいのですが、図などを挿入した際にこの流れが狂いやすくなります。
文章中に図を挿入するときには、文章途中に挿入するのがよいのか、完結後に挿入するのがよいのかを見極めましょう。
マニュアルだけでなく、他のことにも応用できるので、チャレンジしてみて下さい。
