社内マニュアルの狙いや構成を定めた後は、いよいよマニュアルの内容の作成です。
より分かりやすいものにするために、工夫すると良いポイントを5つご紹介します。
●工夫したいポイント5選
1.基準を明示すること
マニュアルによって仕事内容を標準化することにより、会社側からすると評価がしやすくなるのがマニュアル作成のメリットの1つです。
そこで、評価基準を社員にも明示することで、評価に公正性を持たせることができます。
同様に、評価基準だけでなく、到達目標に関しても「いつまでに」「どれくらい」という具体的な数値基準を作ると良いでしょう。
2.「なぜ」を明確にすること
マニュアルである以上、「何を」「どうやって」行うかを明確にすることは誰もが意識して作成するでしょう。
その上で、意外に重要かつ見落とされやすいのが「なぜ」行うかということです。
当該業務がなぜ必要なのかを知ることは、「目的もわからずにやっている」という事態を防げるほか、必要な業務と必要でない業務を仕分けるカギにもなります。
3.事例を記載すること
マニュアルだからと言って一般化したルールばかりを載せると、具体的な想像がしにくくなり、むしろ分かりにくいということになりかねません。
中でも特にクレームやトラブルは、事例を載せることで会社全体での共有を図りましょう。
その際、暗黙のルールとなっていることも文字にして載せることで、より分かりやすく意味のあるマニュアルになります。
4.図表を用いること
つらつらと平坦な長い文章だけで作られているマニュアルは、読み手を疲れさせるだけでなく、重要な箇所の読み飛ばしを招いてしまいます。
たとえば業務全体の流れの紹介にはフロー図を用いるなど、視覚的に分かりやすい工夫をしましょう。
5.修正は積極的に
1度マニュアルができたらそのままずっと何年も何年も使い回しする、というのは非常にもったいないことです。
というのは、時間が経つにつれて多少なりとも業務に変化が出てくるものですし、マニュアルに足りないことが分かってくるのが自然なことだからです。
放置しているうちに、間違いだらけの使えないマニュアルになってしまうかもしれません。
周囲の意見も取り入れながら、長く使えるよう度々の修正を行いましょう。
●まとめ
以上、社内マニュアルを作成していくうえで工夫したいポイントをご紹介しました。
マニュアルを作るにはある程度の時間と労力がかかるものなので、多くの人にとって分かりやすく使えるものにしたいですよね。
この記事が少しでも参考になれば幸いです。
