分かりやすいマニュアルには、まず「知りたい情報がマニュアル内のどこにあるか」がすぐに分かるくらい、きれいな流れができていることが必要不可欠です。
そのためには、マニュアルの作成前に骨組みをしっかり作るのが大切になってきます。
そこで今回は、内容の作成より前に知っておきたいポイントをご紹介いたします。
1.読み手を定める
作ったマニュアルの読み手は、新人でしょうか。
それとも、社員、管理職などある程度スキルを既に持っている人々でしょうか。
読み手が誰かを細かく想定しておくことにより、マニュアル化すべき内容や使う専門用語のレベルなどが定まります。
以下に、新人の場合を想定して例を挙げます。
新人の知りたいこと（一例）
・社内の全体像
誰がどのような作業を行っていて、どのように会社が回っているのかを知りません。
社内の全体像を知っておけば問題が起きたときに誰に聞くべきかも分かるので効率的です。
・業務の手順
社内マニュアルの最大の目的ともいえます。
・判断基準
「質の高い仕事をしろ」「速く仕事をしろ」このような漠然とした指示では、新人は自分が求められていることをどれだけできているのか把握することができません。
より具体的な数字の基準を示すことで、達成度を認識することができます。
・特に注意すべきこと
ミスやトラブルは、生産性の大きな低下につながるので、会社としてもできるだけ避けたいところです。
起こりうるミスやトラブルを先に示しておくことにより、新人の注意喚起ができ、未然の防止になります。
2.情報を収集する
読み手を想定し、内容の方向性が定まったら、資料を集めたり経験者にヒアリングをおこなったりしながら情報を収集しましょう。
ノートやメモに、実践的なノウハウやコツを残していませんか？
それらも、マニュアル作成のための重要な素材になります。
集めた情報は文字化して、大まかに分類すると良いです。
3.構成を決める
集めた情報を、どのような構成でマニュアル化するかを決めます。
あまりに膨大な量になりそうなときは、読み手の知りたいことと会社の伝えるべきことの双方を考慮したうえで、優先度の低いものを落とすことが1つの手です。
●まとめ
以上、社内マニュアルの作り方の、企画上のポイントをご紹介しました。
内容の作成に取り掛かるまでに上記のようなことを検討しておくと、目的や伝えたいことを見失うことなく、スムーズに進めていくことができます。
皆様がマニュアルを作る際のご参考になれば幸いです。
