より良い報告書を作成しようと四苦八苦している方々もいらっしゃるでしょう。
報告書の書き方なんてそもそも学校で習わなかったですよね。
ご自身で独学するにしても、ネットに散らかっている教材を探すのに苦労しているかもしれません。
しかし、それはすべて良き報告書を書くためですよね。
良い報告書を書いて仕事をもっと快適にしていましょう。
今回は、報告書を書く際に押さえておきたい4つのポイントについてご紹介していきたいと思います。
■合目的性
陥ると危ないのが、目的を見失うことです。
しかし、この目的を見失ってしまうことは報告書作成時に限らず日常でよく起こることですよね。
報告書を作成しだした当初はしっかりと目的をもっていても、その手段を決めていく過程において、決めて行ったそれら手段が目的化してしまうことがよくあります。
例えば年次会計を報告する書類であるのに、途中から昨年度の会計に無駄を探し解決法を探る内容に転換していっているなどです。
また途中から、「とりあえず報告書を作成すること」が目的となってしまうことによって良好な報告書の作成の邪魔をしております。
上記二つ少し大げさな例をあげましたが、こういったことが小さい規模で頻繁に起こってしまっているのです。
■適時性
適時性は、その内容が最も求められている段階で出すことです。
今必要な情報を提出することはものすごく価値が高いですよね。
例えば、報告書の期日を守ることもこのポイントに当てはまります。
■信頼性
報告書に記す情報が二次的もしくは三次的なものであれば、その分信頼度が落ちていくことは言うまでもないですよね。
できるだけ情報ソースを一次的なものに近づける、または信頼度の高いところからの引用することを心がけることが大切です。
■具体性
より正確な内容を求められる報告書において、具体的に内容を示すことは非常に大切です。
わかりやすい例が、報告書の内容に多くの数字を含めることです。
数字は非常に具体的なもので、人による解釈の違いがありません。
抽象的な内容を文字で示してしまうと、人により解釈が異なり報告書を見る人の間で混乱が起きます。
具体的な内容を報告書に記すことが、良い報告書を作成する上で不可欠です。
以上、良い報告書を作成する上で押さえておくべきポイントを4つご紹介しました。
いずれのポイントも意識するだけで報告書の完成度や報告書を確認する人の理解度が向上します。
それほど難しい内容ではないので、今からでも実行していただけたら幸いです。
