外郭団体や役所、または学校が発行するような「年次報告書」の作り方に悩んでいる方々はいらっしゃいませんか？
報告書を作る際に意識するべき点やどういった情報を記すべきなのかがわからずに悩んでいる方々も少なくないかと思います。
確かに報告書の作り方などを習ったことがある方々は少ないかと思います。
そこで今回は、報告書の作る際のポイントについてご紹介していきます。
■明示性
明示性に関しては他の要素と違い、少しデザイン的なセンスが問われます。
その報告書が読み手にとって見やすいようにレイアウトを工夫したり、各箇所のフォントを調節したりすることです。
しかし、読み手にとってわかりやすいレイアウトやフォントの資料を作成する際のポイントに関してはネット上にたくさんの記事が記載されているのでそちらの方を参考にしていただけたらよろしいと思います。
また、明示性を高めるポイントとしては、報告書で記載する内容を読み手にとってわかりやすい順番で記載することです。
単純な例でいうと、その報告書で一番大切な要素を真ん中に記載するのではなく、最初か最後に記載するなどです。
■情報性
読む人が必要な情報が詰め込まれているのかどうかといった点です。
いくら記載されている情報が貴重で性格なものであっても、その情報が読み手の求めているものでなければ、読み手にとっては全く価値がないでしょう。
その報告書に求められている、つまりその報告書の目的について最後まで意識し続けていくことが大切です。
■理論性
「理論性」は、知識として知っている方は多いかもしれませんが、実際に使えている方は少ないかもしれません。
理論性を報告書内において維持する際のポイントは、書き手の主張にそって文章を書き続けることです。
文章の一つの塊には主張が存在しているはずです。
その主張の説得性を増させるために、その主張を証明する数字や具体例が用いられていることを忘れることなく報告書を作成していくことがポイントです。
以上、報告書の作り方がいまいちわからず迷われている方々へ、報告書の作り方について3つのポイントをご紹介しました。
上に説明したのは、読み手にとってビジュアル的に読みやすい「明示性」報告書の説得力を上げる「情報性」「理論性」です。
同じ時間報告書の作成に費やしたとしても、ポイントを知っているかどうかで成果が変わってきます。
上記を参考に、わかりやすい報告書を作成し、しっかりと報告書に費やした努力が実ることをお祈りします。
