前回のブログでは報告書の「誰に向けて」書くかというポイントをご説明しました。
提出先によって内容や形式、注意するポイントが違いました。
今回は報告書の「何を」に関するポイントをご説明していきます。
同じ内容の報告書でも少し工夫をするだけで何倍も見やすいものになります。
では、何が報告書を見やすくするのでしょうか。早速見ていきましょう。
▪文字量
文字数は意外に報告書の中では重要です。多すぎても少なすぎてもうまく伝わりません。
表題の場合は20文字以内、内容要点は200字ほど。詳細ならA42～3枚ほどです。
文字数の目安がはっきりしていると報告書も書きやすくないですか？
報告書は忙しい方が見るものなので長すぎず、内容がしっかりとまとめられているものが喜ばれます。
▪文字体
見やすいフォントとそのサイズは、一般的にゴシック体、12~13と言われています。
フォント、文字の大きさは揃えた方が、報告書全体に統一感が出るので見た目がきれいになります。
きれいにそろっているとそれだけで読みやすさが上がります。
▪文末表現と文中表現
分かっていても急いで仕上げたときに多いのが「文末がそろっていない」というミスです。
「ですます」で書くのか「である」で書くのかはしっかりとそろえましょう。
そろっていないと読みにくい報告書の典型となってしまいます。
他に多いミスが「助詞の重複」です。
「～の～の～の…」といった文面は非常に読みにくいものです。同じ助詞は3回以上使わないようにしましょう。
もう一つは「句読点」です。原則15文字ほど書いたら「、」を入れるようにしましょう。
▪チェック
報告書提出は紙がすべてではありません。口頭で報告するように言われることもあります。
どれだけ長い報告書であっても「一言で」、と言われたら50字（15秒）「一分程度で」と言われたら200字ほど言えるように確認しておきましょう。
▪レイアウト
見やすさはレイアウトとも比例します。
せっかく作った報告書ですからしっかり読んで内容理解してほしいですよね。レイアウトはその手助けをしてくれます。
文章のまとまりごとに余白を確保すること、文頭をそろえること、見出しがちゃんとあること、がよい報告書の基本スタイルです。
以上で報告書作成時に気を付けるポイントの説明は終わりです。
一つ一つは小さいですが少しの工夫で読みやすさや報告書の評価はだいぶ変わります。
どうせ作ったのなら喜んでもらいたいですよね。
ぜひこれらのことに注意して作成してみてください。
報告書を印刷する際は「協友印刷」まで。
