「じゃあ、君、社内マニュアルを作ってきてくれ」「あなた今日から社内マニュアル作成メンバーね」と突然言われても何からすればいいか、何を書いていいかわかりませんよね。
時間かけすぎても終わりませんし、適当に作ってやり直しもしたくないですし、「社内マニュアルの効率の良い作成手順知りたい…」。
そんな皆さんに今回から3STEPにわけて効率よく社内マニュアルが作成できる手順をご紹介します。
STEP1【企画～情報収集】
社内マニュアル作成において一番重要ともいえるステップ1です。
ここがしっかりしていないと作り上げてからやり直しになります。
今回は初めのステップ【企画～情報収集】に関してご紹介します。
▪５W2H を明確にする
情報収集の前にすべきことは社内マニュアルについての「5W2H」を明確にすることです。
そのマニュアルについて「誰が、何を、どこで、いつ、なぜ、どのように、どのくらいのコストで」、を明確にしてから取りかかることが大切です。
これによってアニュアル作成の効率が左右されるといっても過言ではありません。
情報収集段階での質問事項を考えるのにも役立ちますし、作成メンバーに仕事を振り分けることも外注手配の段取りも早めに決めることもできます。
最初の企画段階で色々決めておくことは後々発生するミスやハプニング対策としても役立ちます。
土台をしっかりと作ってから情報収集に踏み切りましょう。
▪情報収集の準備をする
情報収集は基本ヒアリングですからあらかじめ質問事項を書いておきましょう。
前の段階で決めた「５W2H」を外さないようにしっかりと準備しておくことがマニュアル作成の効率を上げる一つの手です。
▪情報収集(ヒアリング)をする
ここまで準備ができたら後は情報収集を行うのみです。
一つ注意することとして、ヒアリング対象はその専門ですから専門用語がたくさん出てくるでしょう。
マニュアルを見る人にとっては専門用語だらけのマニュアルは難しいだけです。
聞いたことをそのまま書き写すのではなくわかりやすい解説を書き加えるなど工夫するのがいいでしょう。
社内マニュアルの企画から情報収集（ヒアリング）についてお分かりいただけたでしょうか。
何事も最初が肝心です。効率を重視して早く終わらせることだけを考えていてはせっかく作った社内マニュアルがボツになることもあります。
企画段階のミスが後々に響くことも考えて最初は時間をかけてでもしっかりと手順を踏んでいきましょう。
次回のブログではSTEP2【情報整理～原稿作成】をご紹介いたします。
