「今度の会議の時に報告書の提出を求められた。なにかできる工夫はないかな？」
「報告書は基本的に上司などに見せるものだし、どうせ作るなら評価されるものを作りたい。」
このようお考えの方も多いのではないでしょうか？
そこで今回は、分かりやすい報告書を作るためにできる工夫について、4点ご紹介したいと思います。
○最初に要旨をおく
報告書では基本的に、詳細な内容が記載されていることが求められますが、社長や役員など時間に追われている人からすれば、詳細な内容を細かくチェックするのは、大変な手間です。
そこで、最初に要旨をもってくることによって、端的に内容を知りたい人のニーズにも応えらえる報告書を作成できます。
○全体的なスペースをチェック
報告書を書いていると、文字がびっしりと並んでいる状態になりがちです。
皆さんも経験があるかと思いますが、このようなびっしりと並んだ文字は読み手の意欲を削いでしまいます。
そこで有効なのが改行です。
改行によってスペースを程よく取り入れると、たとえ同じ文章量だとしても、視覚的に読みやすい印象を与えることができます。
ある程度のまとまりごとに改行するのも工夫と言えるでしょう。
○事実の羅列で終わらせない
報告書はその名の通り、会社の現状に関する報告をするためのものです。
ですから、データや事業内容を、事実としてただ羅列するような報告書になりかねません。
ですが、実際に現場を見る機会が限られている経営陣は、事実の羅列以上に、現場の実態がうかがえる報告書を求めています。
よって、例えば従業員のコメントを掲載することも、報告書の完成度を上げる工夫として有効でしょう。
○顧客からの声も盛り込む
現場の声を盛り込むことは思いついても、顧客からの声を盛り込もうと考える人は意外にも少ないものです。
サービス業の会社であれば、顧客の声は、自社のサービスを客観的に見るための最適な手段であり、質の向上にも直結します。
よって、顧客などの取引先からの声を盛り込むことも、意味のある工夫と言うことができるでしょう。
以上、分かりやすい報告書を作るための工夫についてご紹介しました。
報告書は、事実を偽りなく伝えることが第一の目的ですが、それにばかり気を取られて、「相手が読みやすいかどうか」、「事実の羅列になっていないか」などの確認をおろそかになりがちです。
今回紹介した点を参考にして、報告書の作成を進めていただければと思います。
