「今度の会議で報告書を提出することになったけど、どうやったらわかりやすい報告書を作れるんだろう…。」
たしかに、報告書の文章はなるべく相手に伝わりやすいものがいいですし、もし伝えたい内容が間違って伝わってしまったら大変です。
そこで今回は、わかりやすい報告書の文章の書き方をご紹介します。
○わかりやすい分章を書くポイント
わかりやすい文章のポイントとしては、以下の点があります。
1．文章をすっきりさせる
2．誤解を招きにくい文章にする
具体的にはどうすればいいのかを見ていきます。
○「もの」「こと」の使用に注意
「いまやるべきことは、社内クラウドを見直すことだ。最新のものへ移行する必要がある。」
「いまやるべき課題は、社内クラウドの見直しだ。最新版への移行が必要である。」
皆さんはどちらの文章がすっきりしていると感じますか？
おそらく後者を選択する方が多いのではないでしょうか？
「もの」や「こと」といった表現は長ったらしく、無駄が多い文章に見せてしまいます。
「もの」や「こと」は他の言葉で書ける場合は、そちらを使うべきです。
○一文は50字から80字
一般的に一文の適切な文字量は50字から80字とされています。
文章の趣旨を詳しく説明しようとすると長くなりがちですが、報告書での文章を考えると80字が限界値に近いです。
○「縁語近接」を意識する
「丁寧な先生による授業」
「先生による丁寧な授業」
「縁語近接」は修飾する言葉と修飾される言葉は近づける、というルールのことです。
この二文は同じことを伝えようとしているにもかわらず、前者は意味が伝わりづらくなっています。
このように「縁語近接」を守らないと、わかりにくい分章になってしまいます。
○箇条書きは「体言止め」
「体言」とは名詞のことです。
「事業拡大のために以下の提案があります。
・社員教育を徹底する
・新素材の研究を強化する」
「事業拡大のための提案
・社員教育の徹底
・新素材の研究の強化」
体言止めをすると、文章がすっきりします。
また、読み手の印象にも残りやすい文章になります。
○読点の使い過ぎに注意
読点とは「、」のことです。文章を書いていると無意識のうちに読点を多用してしまう方も多いのです。
読点が必要以上に使われていると、流れがいちいち読点で止まってしまいます。
止まる回数が多いと文章にも集中できず、理解がしづらくなります。
今回は、分かりやすい報告書の文章の書き方についてご紹介しました。
報告書の文章は、どんなに内容が充実していても書き方が良くなければ、全体の印象としてはあまり良くありません。
書き方を工夫し、すっきりとした文章にすることで、高評価を得られるでしょう。
今回の記事が報告書を書こうとしている方の参考になれば幸いです。
