「社内マニュアルを作る事になったけど、文章はどんな感じで書いたらいいのだろう？」「どのくらい細かく書いた方がいいのかな？」
たしかに、社内マニュアルの文章はどう書けばいいのか、なかなか想像しづらいですよね。
そこで今回は、社内マニュアルの作り方について文章に関することを中心に、3つのポイントをみていきたいと思います。
1．読み手の持っている情報、知識の差を意識して書く
社内マニュアルとは、名前の通り社員に向けたマニュアルです。
ですがひと口に社員と言っても、新入社員からベテラン社員まで様々な人がいます。
そして、新入社員とベテラン社員では知っている情報のレベルが異なります。
ベテラン社員が当然のように知っていることでも、新入社員は全く知らないことも少なくありません。
ですから、文章を書くときには、まず読み手の持っている情報量、知識を考える必要があります。
とくに新入社員に向けた社内マニュアルの作成では、読み手の持っている情報、知識の差に細心の注意を払って書く必要があるでしょう。
2．シーン別に書く
社内マニュアルは一貫性が重要です。
そのためにはまず、何についてのマニュアルなのかをはっきりさせる必要があります。
顧客対応についてなのか、オペレーションについてなのかをはっきりと記載しましょう。
例えば顧客対応についてであれば、直接お客様と接している時なのか、間接的に電話などでの対応の時なのかも明確にする必要があります。
シーン別に書くと読み手もイメージしやすく、理解も早く深くなります。
3．わかりやすい構成で書く
構成としてはまず、会社の考え方や社内マニュアルの目的など、大きなテーマから始め、そのあとに顧客対応の手順の説明などというような細かい点についての説明をしていきます。
とくに会社としての考え方は、すべての業務の仕方の土台となるものです。
そのため、先に会社としての考え方や目的を理解してもらうことで、その後の読み手の理解をより深める効果が見込めます。
社内マニュアルは、書き手側からすれば一般的なことを書いたつもりでも、読み手側からすれば、応用的なものだったという場合も多々あります。
分からないことを教えるための社内マニュアルなのに、社内マニュアル自体が新たな疑問を生んでしまうという事態が発生してしまいます。
これでは本末転倒ですよね。
このような事態に陥らないためにも、今回ご紹介した3点を参考に社内マニュアルを作成していただければと思います。
社内マニュアルの作成に興味をお持ちの方は、ぜひお気軽にご相談ください。
