「年次報告書を作成しなければ…でもどんな文章を書けば良いのだろうか…」
「報告書とか改まった文章って書くの難しいよな…」
と悩んでいる方もいらっしゃるのではないでしょうか。
確かに、年次報告書などは、そこに記載する内容も悩みどころです。しかし、それと同じくらい難しいのが、どんな文体で報告書を書くかということではないでしょうか。
今回は、報告書の文章を書く際に気をつけたい、読みやすい・分かりやすい文章を書くコツについて、2回に分けて7つご紹介いたします。参考にしてみてくださいね。
■そもそも分かりやすい文章とは
目標とする分かりやすい文章とはどのような文章なのでしょうか。その条件は3つあります。
まず、文章がすっきりしていること。冗長な文章はあまりよくありません。
二つ目は、誤解がない文章のことです。誤解を生んでしまう文章は、トラブルの種になります。そもそも、言葉には様々な解釈の余地があります。そのため、多少の誤解が生じるのは仕方がない部分もあります。
しかし、報告書のような外部の方の閲覧も予測される文章に関しては、誤解が生じてしまうのは致命的だと言えます。注意しましょう。
そして最後に重要なのが、印象の強い文章かどうかです。印象に残る文章でなければ読み手の興味を引くことはできません。分かりやすさと印象の強さは比例すると考えても良いでしょう。
■分かりやすい文章を書く7つのコツ（前編）
⒈ 一文は大体、50文字から80文字の間
一文は、50文字から80文字ほどにするのがおすすめです。一文を50文字程度に収めることができれば、それがベストです。
もっとも、込み入った内容を表現しようとすると70文字ほどになる場合が多いようです。一文が長すぎると読み手に冗長な印象を与えてしまう上、内容も伝わりにくくなってしまいます。
⒉ 意識的な修飾語の使用
まず、修飾語は接近させて用いましょう。修飾語と被修飾語が離れていると、その関係が分かりにくくなってしまうため、読みづらく感じる場合が多いようです。
一つの語に対して複数の修飾語を当てる場合は、短い修飾語は近く、長い修飾語は遠くに配置するということも、コツとして挙げられます。
例えば、「白い川端康成が描写したような雪国」よりも、「川端康成が描写したような白い雪国」、の方が分かりやすいですよね。
■まとめ
今回は、分かりやすい文章の条件と、分かりやすい文章を書くために重要な7つのコツのうち、2つをご紹介いたしました。参考にしてみてくださいね。
