仕事の品質を管理したり、効率的に業務を進めたりする上で重要なのがマニュアルの作成です。しかし、社内マニュアルは作成して終わりではありません。なぜなら、社内マニュアルは作成した瞬間から、劣化が始まるといっても過言ではないからです。
社内マニュアルを作成している間にも、会社を取り巻く状況は変化しているため、最適な方法が変わってしまっているかもしれません。
そのため、重要なのが社内マニュアルを改訂する作業です。今回は、社内マニュアルを改訂する方法についてご紹介いたします。社内マニュアルを作成したての方は特に必見です。
■社内マニュアルを改訂すべきタイミング
改訂のタイミングは、企業・業種・業務によって様々です。ただ、最低限の目安を挙げるとすれば、一年に一回になるでしょう。四半期・半年で改訂できれば良いですが、やりすぎると改悪になってしまう可能性もあります。
仕事の状況を見極めて判断する必要があるでしょう。
実際は、組織改編のある新年度に改訂する場合が多いようです。担当者や業務が変わる場合も多いので、適切だと言えます。
■改訂版社内マニュアルを作成する方法・流れ
では、社内マニュアルはどのような流れで改訂できるのでしょうか。おおよその流れを解説します。
まず、企業全体にマニュアル改訂を告知します。マニュアルを信じて働いている方も多いと思うので、この周知は重要です。
そして、次にマニュアル改訂要望書を配布します。社員の中には、現行のマニュアルに対して不満を持っている方もいるでしょう。そうした方に向けて要望書を配り、回収します。
その後、所轄部署で審議・検討し、改訂項目の決定後、実際にマニュアルを改訂していくことになります。改訂したあと、マニュアル改訂版を配布し、旧版を回収して、改訂手続きは終了となります。
改訂し、マニュアル改訂版を配布した後に、社員の方から意見を集めることも効果的です。マニュアルを改訂して、より良くなったのか、それともむしろ悪くなってしまったのか、という質問を通じて、社員の皆さんの意見を吸い上げることにより、改訂版の反省をするだけでなく、次の改訂にも生かすことができます。
より適切な構成や、改訂のタイミングがあるかもしれません。こうしたフィードバックを受け、改善を続ける姿勢こそが重要です。
■まとめ
今回は、社内マニュアルを改訂すべきタイミングと、社内マニュアルを改訂する方法についてご紹介いたしました。参考にしてみてくださいね。
改訂後印刷する際には、弊社までお気軽にお問い合わせくださいませ。
