「業務の質を統一したい」
「新入社員がスムーズに業務に入れるようマニュアルがあったら便利そうだ」
と考えて、社内マニュアルの導入を検討している方も多いのではないでしょうか。
マニュアルがあれば、仕事についての知識がない状態であっても、すぐに実務レベルに到達することが可能なので、非常に有効な手段だと言えます。
しかし、それは良いマニュアルを作った場合に得られるメリットです。
では、良いマニュアルとは、どのような条件を満たしたマニュアルのことなのでしょうか。
2回にわたって、良いマニュアルの条件を6つご紹介します。
■良いマニュアルの条件6選
⒈ 仕事の全体が見える
仕事の全体とは、仕事の意味、仕事の流れ、作業工程、水準のようなことを含んでいます。目の前の仕事や、指示を受けた仕事が、仕事全体の中でどこに位置付けられるのか、この仕事の意味が何なのかといったことが分かることが、とりわけ重要です。
なぜなら、企業における仕事は細分化されているため、自分の仕事にどんな意義があるのか分かりづらくなっている場合があるからです。その状態が続くと、仕事に対するモチベーションが上がらなかったり、ミスが増えてしまったりする恐れがあります。
会社全体の団結力を高めるためにも、この点は気をつけたいポイントです。
⒉ 判断基準が載っている
マニュアルを作ろうとする段階で考えるべき問題ではないかもしれませんが、実際の業務のすべてをマニュアルで網羅することは難しいです。突発的に発生するトラブルなどもあるためです。
そうした場合、マニュアルの内容に頼るしかない新人さんにとっては、判断することが難しくなってしまいます。何もできず固まってしまうか、他の方に迷惑をかけてしまう恐れがあります。
そのため、仕事ごとに、大まかな判断基準を載せておき、未知のトラブルにも対応できるようなフレームワークを提供するのがおすすめです。
⒊ 到達目標が載っている
この点も重要です。到達目標が明記されていないマニュアルでは、仕事が無制限に続いてしまうことになります。このラインを達成すれば、仕事は完了であるという点を示しておくことは必須だと言っても過言ではありません。
■まとめ
今回は良いマニュアルの条件について半分の3つをご紹介いたしました。せっかくマニュアルを作るならば、仕事の効率化に貢献する優れたマニュアルにしたいものです。
マニュアルがあることによって現場が混乱してしまったなんて皮肉な事態は避けたいですよね。
今回ご紹介したポイントに気をつけてみるのがおすすめです。
