報告書は、企業や団体の活動を世間に広く知ってもらうための、非常に重要なツールです。
そのため、どのように書けば読み手に分かりやすく伝わるのか、常に考えながら書くことが重要です。
この記事では、わかりやすい報告書を作成する際のコツについて、お話しさせていただきます。
□報告書を書く際のコツ
・そもそも報告書とは？
報告書とは、関係者と情報を共有したり提供したりするときに使われる文書です。
例えば年次報告書の類ですと、株主やほかの企業の経営者、また消費者に対し組織の経営状況や経営理念、中長期的なビジョンなどを伝える、非常に重要な文書です。
そのため、読み手に分かりやすく書くことが非常に重要です。
それを踏まえたうえで、報告書作成の際のコツについてお話させていただきます。
・事実を重視する
報告書に第一に求められるのは、事実を伝えることです。
報告書などの文書を書く際には、「意見」と「事実」の2つの要素があります。
意見ばかりを述べると、個人の思想に偏ったものになり、報告書にはなりません。
報告書を書く際には「事実」をしっかりと述べるようにしましょう。
企業のビジョンや考え方はもちろん必要ですが、読み手が事実を間違った形で受け取らないように、「意見」と「事実」はしっかり分けて記入するようにしましょう。
また、その事実を踏まえたうえで将来のビジョンを伝えれば、読み手からすると企業の将来性を計る基準となり、非常に効果的です。
・専門用語ばかり使わない
報告書を読む相手は、様々です。
事業に対して熟知している人もいれば、そこまで詳しくない人もいます。
専門用語ばかりを使うと、意図していない伝わり方をすることや、組織自体に「親切心がない」と、悪い印象を与えかねません。
読む相手が理解しやすい表現を用いましょう。
・読みやすいデザインにする
内容はもちろん、それらをわかりやすく表現するためにはデザインを意識しましょう。
例えば、文字の配置です。
企業の理念や今後の方針を、短い文章でページの冒頭に載せれば、印象に残りやすくなります。
文章中に出てくる場合は字体や色、大きさを工夫すると良いでしょう。
こうすることで、読み手は、長い報告書を読みながらも、企業や団体の伝えたい内容をとらえることができ、読み手にとっても組織にとってもいい結果が生まれます。
以上、報告書作成の際に意識したいコツをまとめました。
報告書は世間や外部の人間に、組織のビジョン、理念、財務状況を伝えることのできる非常に重要な文書です。
読み手はいったい誰で、彼らに何を伝えたいのかを考えて作成しましょう。
また、冊子として印刷する際には、是非協友印刷までお問い合わせください。
