前回に引き続き、今回も社内マニュアル作成の手順について紹介させていただきます。
手順④：業務内容を分析・整理する
改めて業務内容を確認すると、新たな発見につながることもあります。
例えば、業務の工数に無駄な部分が存在している場合や、逆に必要な業務が足りていなかったという発見です。
マニュアル作成の過程で、1から業務内容を見直すことで、従来の業務自体の改善につながる可能性があるのです。
また、収集した情報を分野ごとにまとめていくことで、その後のマニュアル作りが非常にスムーズに進み、かつ見やすいものが作れます。
例えば、人、金、成果物といった資源ごとに書き出す、あるいは、日時の制限があれば制限までの適切なフロー図を作成し、そこに関連する業務を紐づけていくなどです。
また、もう少し詳しい情報が必要な分野や、業務内容について理解が必要な分野などが出てくるかもしれません。
手順⑤：業務マニュアルの構成
マニュアルの構成は、目次や概略など、テーマがわかりやすいものから、その手順の説明といった細かい内容に移っていくようにすると、業務を俯瞰できるようになります。
業務の手順には含まれないマナーやコツなどは、小さく添えておくと業務を円滑に進められるようになります。
冊子の場合の構成、以下を例にしていただければと思います。
・目次
・業務の目的やターゲット
・業務の概要、フロー図
・手順ごとの説明、注意点
・参考資料
手順⑥：業務マニュアルのブラッシュアップ
以上の点を通して、業務マニュアルが形になってきたら関係者同士で共有して内容のブラッシュアップを行いましょう。
表現、内容に間違いはないか、もっと改善できる点はないかを、確認しましょう。
その際は必ず、関係者一同が全員で介して話し合いを行いましょう。
個別で行うと意見に偏りが出てくるので、マニュアルも個人の考えに偏ったものになります。
マニュアルはだれもが理解でき、実行できるものではなくてはなりません。
全員で話し合って、バランスの取れたマニュアルを作成しましょう。
また、マニュアルの運用後にもブラッシュアップは繰り返してください。
月日が経てば、本来の業務内容自体に変化が出てくる可能性があります。
定期的にマニュアルを見返すことにより、現在の業務との乖離はないかを点検しましょう。
以上、前後半を通じ社内マニュアル作成の手順についてお話させていただきました。
社内マニュアルは、その時だけでなく後々の世代にも引き継がれていくものです。
良いものを作り、会社の業務効率化に貢献できるよう、以上の点を意識していただければと思います。
また、冊子として印刷する際には是非、協友印刷株式会社にご相談ください。
