「次の会議に出す報告書を書かないといけないけど、どんなことを意識して書いたらいいかわからない」
「上司に評価してもらうためにも質の高い情報を提供したい」
会議において、報告書は必要不可欠です。
いい加減なモノは作れませんよね。
今回は、クオリティーの高い、会議で重宝される報告書を書くにはどんなことに気をつければよいのか、ご紹介させていただきます。
□読み手が知りたいことを書く
読み手は会議のテーマや課題解決に関する情報を得るために、報告書を読みます。
それらの内容に沿った報告書でなければ、報告書を書いた意味がなくなってしまいます。
報告書を作成する場合は、必ず次の会議でどういったことをテーマに話し合うのか、事前に上司に聞き込みをしておきましょう。
会議のテーマを踏まえることで、報告書もより書きやすくなります。
良い報告書を書くためには、一体その報告書がどういった目的で利用されるのかを理解しましょう。
□要点を端的に書く
言いたいことを始めに、端的に述べましょう。
無駄な表現や内容を省くことで、より会議において重宝される報告書になります。
会議中、報告書ばかり見ていては会議になりません。
報告書を読む側は、短時間で会議の内容について知りたいと考えています。
内容をしっかり取捨選択することによって、読み手が欲している内容だけを報告書に載せることができ、読み手も短時間で会議の内容について理解することが可能になります。
内容についても、過去の会議での発言や変更点を正確に記録しておき、事実に合った記載をすることが重要です。
会議中の内容は、録音やメモをするなどして、記録しておくことをおすすめします。
□会議の内容に沿って書く
会議を重ねるにつれて、多くの変更点が出てくるかもしれません。
以下のポイントは報告書に押さえておくべきです。
・会議の名称
・日時
・場所
・経過と結果
・特記事項
・添付書類
これらを記入しておくことで、何がどう作用して現在の内容に至っているのか、正確に把握することができます。
また、これらの中で一番重要なのは経過と結果です。
特に、会議で結論が出た際の結果については、正確にその内容を把握し記入しなければなりません。
間違った内容を記載してしまわないように、心がけましょう。
以上が、会議で重宝される報告書を作成する、大切なポイントです。
以上のことに加えて、デザインなども意識してみるとよいかもしれません。
報告書を書く際、ご参考にしていただければと思います。
また、報告書を印刷する際には、協友印刷株式会社まで是非ご相談ください。
