報告書は、自分や組織の現状を外部に発信するためのツールです。
内容が適当な場合や、書き方が形式に沿っていない場合、信頼を損ねる事態につながりかねません。
報告書を質の良いものにし、正しく読み手に情報を伝えるためにはどういった報告書が望まれるのでしょうか。
この記事では、報告書を書く際のコツや手順についてお話しします。
□提出する目的は何か
まずはその報告書を、何の目的で誰に書くものなのかを、ハッキリさせましょう。
その報告書は、起きた事実について正確に記述することを求められているのか、もしくは組織の理念やビジョン、中長期的な事業計画についての内容を求められているのかを明確にしましょう。
そうすることで、前者であれば読み手は政府や上司であり、後者であれば株主や他の組織の経営者など、読み手の顔が見えてきます。
では読み手によってどのような内容に変えてみたらよいのか、以下にまとめてみました。
・上司、役員向け
報告書は短く簡潔にしましょう。
企業のトップは多くの案件を抱えており、1つの事案に少ない時間しか割けません。
報告書はできるだけ無駄を省いた状態にし、数分読んだだけで内容がわかるものにしましょう。
・部内、身内向け
チームが求めている情報を整理して記すべきです。
チームや上司の考え方から、その報告書が一体何を意味しているのかをよく考えましょう。
報告書の意図に沿った内容を記述すれば、読み手にとっても非常に読みやすい報告書になります。
・お客様、外部の方向け
形式と丁重さを忘れないようにしましょう。
また、これも報告書の形態によって異なりますが、企業のカラーを伝えるためにデザインにもこだわりましょう。
特に、年次報告書のようなものがこれに該当します。
□構成を意識する
報告書において、全体の構成を意識することは非常に大切です。
報告書は、初めに表題があり、次に要旨、そして詳細となるようにしましょう。
これはよくピラミッド型にたとえられます。
ピラミッドの一番上が表題で、下に読み進めていくとどんどん情報量が多くなる。
書きたい内容を何個かのピラミッドにまとめるイメージで、報告書を作成していけば上手くいきます。
また、表題から書くのではなく、先に詳細を書いた方がまとまりやすいこともあります。
以上が、報告書を作成する際のコツと、手順についてでした。
まとめると、今回お伝えさせていただいたのは、
・報告書の目的と読み手を明確にする
・構成を意識した書き方をする
の2点です。
他にも報告書を書く際のコツをお伝えしておりますので、是非参考にしていただければと思います。
