「新人社員用のマニュアルを作っておいてね」
そんなことを急に言われた経験はありませんか？
社内マニュアルは、業務を効率化させるという非常に重要な役割を担っています。
良いマニュアルを作るには、しっかりとした手順を踏まなければなりません。
今回は、社内マニュアル作成に役立つ、手順の紹介を行っていきたいと思います。
手順①：仕様とスケジュールの決定
まずは、仕様とスケジュールを決めましょう。
仕様は、読み手がだれで、その相手の業務習熟度はどのレベルなのか、また、その相手が行う業務で要求されるスキルはどの程度のものなのかについて、細かく設定していきます。
その上で、マニュアル作成にかかる大体の時間と、自分の時間の中で割ける時間はどの程度なのか決定していきましょう。
割くことのできる時間が少ないようであれば、外注するというのも1つの手段になります。
手順②：制作ツールの決定
制作ツールは、以上で確認したマニュアルの仕様をもとに決定しましょう。
例えば、マニュアルの対象が外国人なら、多言語に対応することのできるツールを使いましょう。
屋外でマニュアルを使用することが多いのであれば、スマホやタブレットなど、携帯できる端末でも共有できる機能を搭載したツールを使うようにしましょう。
そして、何より考えておきたいのがマニュアル改訂です。
マニュアルは改訂されるのが基本なので、まずは電子マニュアルを作成しておきましょう。
電子マニュアルの制度が確立してから冊子化することをおすすめします。
手順③：業務の情報収集
業務に関する詳しい内容を聞き取りましょう。
情報を収集する際には必ず、業務資料だけでなく、業務担当者からも聞き取りを行いましょう。
業務資料から詳しい情報、大事な点が抜け落ちている場合や、そもそも資料がない場合もあります。
業務に関する情報を収集する際には、業務担当者に実演してもらい、その中で細かい注意点や意識するべき点など、質問を行いながら情報を漏れなく回収しましょう。
情報収集を細かく行うことで、その後作成を外注することになっても、スムーズに仕事を引き渡すことができます。
以上、社内マニュアル作成の手順、6ステップのうち3つを紹介させていただきました。
仕様・スケジュールの決定、制作ツールの決定、業務の情報収集、これら3つは、マニュアルを作成するのに必ず必要なモノです。
まずは、この３つを行うことが良い社内マニュアル作成につながります。ぜひ参考にしていただければと思います。
次回は、6ステップのうち、後半3つについて紹介させていただきます。
