報告書の作成を任されて、何をどう書いていけばいいのか分からないとお悩みの方はいらっしゃいませんか。
わかりやすい報告書を作成するにはコツがあります。
今回は、報告書の内容についてのコツや手順をお伝えいたします。
□正確な情報を簡潔に
報告書は感想文や作文ではありません。
事実を報告することにより、そこからどういった問題が起こったのか、またどういったことができると考えられるのかを伝えるものです。
したがって、意見よりも先に事実を書くことが大切です。
その事実について記載する際は、図や表などを効果的に取り入れることをおすすめします。
読み手によっては時間がなく、なるべくすぐに理解できる報告書を求められる場合があります。
このような場合は、図や表を使うと良いでしょう。
長い文章を読む必要がなく、実際に起きている問題を視覚的に理解することができます。
また、重要なところだけ太さや色を変えて強調するなどすると、非常に見やすい報告書ができます。
□文章の書き方に注意
報告書は、いかに要点を絞りわかりやすく伝えるかが重要視されます。
そのため、文章量もやたらと多くなりすぎないよう注意しましょう。
同じ表現はなるべく1つに統一し、何回も見直しを行ってスマートな報告書に仕上げましょう。
どうしても一文が長くなってしまう場合は、句読点を打つなどして対処することをおすすめします。
また、「ですます調」と「である調」の混同は報告書の統一感を損ないます。
統一感を損なわないように語尾は揃えるよう注意しましょう。
□表紙の有無
社内報告書であれば、表紙は必要ないかもしれませんが、社外向けの報告書では製本して表紙を付ける場合があります。
例えば、決算報告書や年次報告書、CSR報告書などです。
株主、顧客向けの報告書には表紙を付ける場合が多くあります。
相手が株主や顧客になると組織のブランドを見られていることがあります。
社風やビジョンなどがわかりやすく、きれいなデザインで表されていると、株主や顧客は良い印象を受けます。
したがって、報告書が外部の方向けの場合は表紙などを付け、デザインにもこだわりましょう。
以上、報告書作成のコツや手順についてお話させていただきました。
報告書は読み手の、発信者への信頼を深めるきっかけにもなります。
読み手がどういった情報を求めていて、どのように記述すれば喜ぶのかを考えて作成しましょう。
また、外部向けに印刷をご要望の際は是非、協友印刷株式会社までお問い合わせください。
