業務を効率化したい、新人の教育に人員を割きたくないといった悩みに、社内マニュアルの作成は有効です。
しかし、どれだけ情報を詰め込んだ社内マニュアルを作っても、見にくく運用されなければ意味がありません。
そこで今回は、見やすく運用しやすい社内マニュアルの作成方法を解説いたします。
□見やすい社内マニュアル作成のポイント
・名称の共通化
名称の共通化は、非常に重要です。
異なる言葉を同じ意味で書くと、読み手の混乱を招きます。例えば、「見出し」を「項目」と同じ意味で書くと、読み手からすると全く別の言葉のように見えます。
同じ意味なら、表現も同じにする方が読み手の理解はしやすいです。
また、手順書などに記載する項目も、統一させておくことをおすすめします。
例えば、「目的・用途」「作成者」など、全ての手順書にフォーマットとしてこれらの項目を統一して載せておくと、読み手が求めている情報を見つけやすくなります。
・視線の動きに合ったレイアウトにする
人の視線は、文書が横向きの場合は基本、左から右に、上から下へと流れます。
文字列や図は、こうした視線の特徴をとらえたうえで、左揃え、右揃え、中央下げといった配置を考えましょう。
横書きなら基本、左揃えですが、文字列に変化を加えたい場合は右揃えがおすすめです。中央揃えは、レイアウトに安定感を持たせたいときにおすすめです。
・見出しを階層化する
見出しを階層化することによって、読み手は求めている情報を瞬時に探し出すことができます。
そのためには、必ず内容の整理を行っておきましょう。
マニュアルのテーマや主題に沿ったものから、徐々に細かい情報に移るよう内容を整理しておくことで、見出しの階層化がしやすくなります。
レイアウトにおける工夫としては、文字に大小の差をつけ、字下げするのが基本です。
・フォームを標準化する
特に作成担当者が複数いる場合に、フォームの標準化は有効です。
マニュアルの様式について、一定のフォーマットを決定しておくことで、各項目にばらつきが出ないようになります。
そのためには、マニュアルに必要な情報や知識、注意点をあらかじめ項目にしておきましょう。
そうすることで、担当する分野ごとに作成担当者が異なっていたとしても、書いてある項目にバラつきが出ず、統一されたマニュアルになります。
以上、見やすい社内マニュアルを作成する際、気を付けたいポイントについてご紹介しました。
マニュアルは、詳しい情報が載っていることも大事ですが、何よりも大事なのは実際に利用されることです。
そのためには、読み手が読みやすくわかりやすい社内マニュアルを作る必要があります。
以上で述べたポイントを参考にしていただければ幸いです。
社内マニュアルを冊子として印刷する場合は、協友印刷株式会社まで是非お問い合わせください。
