「外部に向けて報告書を書くことになった。」
「外部に向けて書く報告書の注意点はなんだろう？」
「外部に向けて報告書を書くので失礼のないように作りたい。」
このようなお悩みを持ちの方はいらっしゃいませんか？
外部向けに報告書を書くという経験をされた方はいらっしゃりかと思います。
その時にきちんとした報告書が書けていたでしょうか？
外部向けの報告書を書くときのために、今回は「報告書で気をつけたいこと」についてご紹介します。
□言葉遣いに気をつける
外部に向けての報告書ですから、会社の責任を背負っていると言っても過言ではありません。
自分が書いた報告書で会社のイメージを左右させてしまうかもしれません。
そのため、まずは徹底して言葉遣いには気をつけましょう。
文調も統一させた方が良いでしょう。
また、社内で使っている省略語をそのまま使うのは控えましょう。
相手からすると何の事を言っているのかわからない場合があります。
このような誤解や不便を招くような言葉はなるべく避けましょう。
言葉遣いや文調を徹底させるためにも、報告書の原稿ができてから行う校正には十分な時間をかけたいですね。
□読みやすく簡潔に
報告書全体を通して読みやすく、安易に理解できる内容にしましょう。
外部の方が読んでもわかるようにするため、社内での報告書よりもより丁寧に仕上げるように意識しましょう。
余分なことはできるだけ減らし、全体的にスッキリとした読みやすい報告書になるよう心がけましょう。
細かいポイントですが、作成者名や日付、報告書が複数ページある場合ならページ番号をふりましょう。
ページを超えて参照するときや、後から説明をするときによりわかりやすいです。
図形や写真にも番号を振りつけておくとわかりやすいです。
□見出しや小見出しを使う
報告書全体をより読みやすくするために、見出しや小見出しをつけましょう。
見出し小見出しをうまく活用するだけで、かなり読みやすい報告書になります。
見出しを駆使してより良いものを作りましょう。
□書くべきものは確実に
先ほど挙げた作成者名、日付の他にも書くべきものがたくさんあります。
社名や宛名はもちろん、会社の連絡先や役職なども書く方が良いです。
そして最後に押印をしましょう。
これらが漏れなく記入されているかを確認してから報告書を提出しましょう。
□最後に
今回は外部向けの報告書を作成するときの注意点をご紹介しました。
細かな注意点はたくさんありますが、第一に相手側の気持ちになって報告書を作る事を意識することが大切なのではないでしょうか。
