「これから大事な報告書を書かないといけない…」
「報告書を書く上で大切なポイントは何だろう？」
「良い報告書の条件って何だろう？」
報告書の作成について、このようなお悩みをお持ちの方はいらっしゃいませんか？
報告書を書いたことがある方は少なくないと思います。
作成するとき、何を意識して書いていたか覚えていますでしょうか。
また、その報告書は誰にとってもわかりやすいものであったでしょうか。
報告書を書く上で重要なポイントは3つあります。
よりよい報告書を書くために、今回は報告書を書く上でのポイントについてご紹介します。
□ポイントその1
＊相手目線で書く
報告書は必ずそれを確認する相手がいます。
報告書を作成する際、提出先にあたる相手のことを考えて作成していますか？
自分本位で書いた報告書は相手にとって読みにくいものになっている可能性があります。
常に相手の目線に立って、相手が読みやすいと思う報告書を作りましょう。
例えば、省略された言葉は、自分にとっては当たり前の言葉でも相手にとっては知らない言葉で、きちんと内容が伝わらない場合があります。
特に英単語の頭文字をとった言葉は複数の意味を持つことができ、誤解を招く原因になりかねません。
誤解を生みそうな表現がある場合は、必ず備考欄や括弧書きで意味を説明するか、もしくは誤解を招くような言葉はあらかじめ使わないようにしましょう。
報告書は「相手に見られるもの」という意識を常に持っておくことがポイントです。
□ポイントその2
＊わかりやすく簡潔に
相手目線で書くことにつながりますが、報告書の内容はとにかくわかりやすく簡潔なものにしましょう。
読み手が内容をすっと理解できるようなものでなければ、報告書の役割を果たしにくいです。
報告書を見れば事の内容が把握できるように、わかりやすく簡潔なものを目指しましょう。
□ポイントその3
＊見出しをつける
報告書には見出しや小見出しをつけましょう。
つらつらと長い文だけが書かれているものは、報告書を書いている方も読んでいる方もわかりにくいものになってしまう可能性があります。
見出しや小見出しをつけることで全体に区切りを持たせ、どこに何が書いてあるのか容易にわかるようにしましょう。
報告書の文量が多ければ多いほど見出しは有効です。
また、ページ番号を入れることでよりわかりやすい報告書になります。
□最後に
今回は報告書を書く時のポイントについて3つご紹介しました。
これら3つのポイントを意識して書けば、より良い報告書を作成することができるかと思います。
報告書の作成では、特に相手目線を常に持つことが重要です。
今後報告書を書く機会がある方のご参考になれば幸いです。
