「報告書を作らないといけなくなった…」
「上司に報告書を提出しなければならないので、できるだけ良いものを作りたい。」
「正しい報告書ってどんなものだろう？」
このような悩みをお持ちの方はいらっしゃいませんか？
上司や目上の方に向けて急遽報告書を提出しなければならなくなった経験がある方は、おそらく少なくないと思います。
突然の報告書の作成依頼に慌てず、正しい報告書が書けるように、今回は報告書の作り方についてご紹介します。
□正しい報告書とは？
「正しい報告書」とは、そもそもどういった報告書のことを指すのでしょうか。
ここでいう「正しい報告書」とは、外部に向けても上司に向けても失礼のない報告書のことを指します。
逆に失礼のある報告書とは、文章の言葉遣いや報告書のフォーマットが適切でない場合を指します。
フォーマットは会社から指定のものを渡される場合があるので、オリジナルの報告書を作成する前に会社に指定があるかどうか確認が必須です。
また、特に気をつけなければならないところが、言葉遣いです。
誰に宛てて出しても失礼のないような言葉使いで報告書を書き上げることが大切です。
□見やすく綺麗に
報告書の役割は事柄の詳細を伝えることです。
わかりやすく詳細を伝えるために、報告書は見やすいものでないといけません。
見にくい報告書では伝えたいことがきちんと伝わりにくく、報告書がその役割を果たしかねます。
余分な情報はなるべく省き、簡潔なものにしましょう。
例えば、1ページあたりにできる限り記載しようとせず、記載する情報量をページ毎に調整することができます。
図やイラストを挿入する必要がある場合も、レイアウトに十分に気をつけましょう。
報告書を渡される立場になって見やすくわかりやすいものを作るように意識してください。
□文章量に気をつける
先ほど1ページあたりの情報量について触れました。
1ページあたりに記載される情報が過多にならないためには、1文の文字数も気にしなくてはなりません。
たった1文であっても、それが100文字以上で構成されていれば非常に読みにくく、意図が伝わりづらいと想像できるのではないでしょうか。
1文に含まれる文字数を多くても80字程度に押さえましょう。
50文字から80文字で1文をまとめられるようにしておくと、より見やすい報告書を作成できます。
□最後に
今回は正しい報告書の作り方についてご紹介しました。
失礼のない正しい報告書についてイメージができましたでしょうか？
最も大切なことは報告書を受け取る人の目線で考えることです。
相手が読みやすく、理解しやすい報告書を作りましょう。
これから報告書を作ろうとお考えの方にとって、少しでも参考になれば幸いです。
