会社員の方なら、会社の外に向けて報告書を書く機会があるでしょう。
報告書の形態にも様々なものがありますが、最も書きにくいのはお詫びの内容の報告書を書く時なのではないでしょうか。
所属する会社の人間として、取引先・顧客企業との関係を維持・改善するためにも、謝罪の文章はしっかりと書く必要があります。
場合によっては、会社の業績に大きく影響することもあるので、正しい書き方を知っておきましょう。
この記事では、謝罪形式の報告書の書き方について、ポイントをおさえて解説していきたいと思います。
□お詫び状・謝罪文とは
そもそも、お詫び状の謝罪文には何を書くべきなのでしょうか。
ここでは、取引の現場において、顧客や取引先に対して謝罪の意を表す文章であるとします。
含むべき内容を以下に列挙します。
1．頭語と結語(例えば、謹啓と敬具)
2．発行日や差出人
3．お詫びの言葉
4．原因と再発を防ぐための対策
5．先方に向けての連絡
6．変わらぬお付き合い・お引き立てのお願い
□気を付けるべきポイント
ここからは、謝罪文を書く上で注意するべきポイントについてご紹介いたします。
＊事実を客観的に書く
原因や事実の報告は忠実・正直に行います。
いつ、どこで、誰が、どうしたのかを簡潔に伝えましょう。
社外の方に見てもらうものなので、客観的で丁寧な事実報告をすることが大切です。
嘘や虚偽は書いてはいけません。
また、事実の前後関係や時系列は必ず明確化しましょう。
＊原因や再発防止策の提示
原因と再発防止策をしっかりと書いておくことで、同じ問題が以後発生しないことを相手に知ってもらい、安心してもらうことができます。
先方は、なぜその問題が発生しているのか、という原因を知りたいでしょう。
関係を継続したいと相手方も考えているでしょうから、同じミスはもう犯してもらいたくないはずです。
そのため、問題が再び起こることを防ぐために、再発防止策を相手方に理解してもらうことが重要です。
□終わりに
今回は謝罪形式の報告書を書く際、理解しておくべきポイントをまとめました。
謝罪の文書は、面倒くさがらず、丁寧に・正直に書くことを意識しましょう。
人間たるもの、仕事をする上でミスや失敗は避けては通れません。
そこでしっかりと対応できる人が「仕事のできる人間」なのではないでしょうか。
弊社では報告書をはじめとする文書の印刷を受け付けております。
文書の印刷・製本に関して、ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
